Rakennusalan yrittäjän arki täyttyy sopimuksista, aikatauluista ja materiaalitilauksista. Samalla on huolehdittava siitä, että urakkatiedot ilmoitetaan Verohallinnolle oikein ja ajallaan.
Urakkatiedoilla tarkoitetaan rakentamispalvelun tilaajan kuukausittain antamia tietoja tilaamistaan urakoista, urakoitsijoista ja urakan euromääristä. Rakentamisen urakka- ja työntekijätietojen tiedonantovelvollisuus tuli voimaan 1.7.2014, ja tietoja käytetään muun muassa rakennusalan harmaan talouden torjunnassa.
Tässä oppaassa käymme läpi, ketä ilmoitusvelvollisuus koskee, milloin 15 000 euron raja ylittyy, mitä tietoja tarvitaan sekä miten ilmoitus annetaan ja korjataan. Artikkeli on yleisluonteinen opas, ei yksittäistä yritystä koskevaa vero- tai oikeudellista neuvontaa.
Milloin urakkatiedot on ilmoitettava?
Urakkailmoitus annetaan, kun yritys ostaa toiselta yritykseltä arvonlisäverolaissa tarkoitettua rakentamispalvelua, rakennustelineiden pystytys- tai purkutyötä tai työvoiman vuokrausta näitä töitä varten ja urakkasopimuksen yhteenlaskettu arvo ylittää 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa.
Raja tarkastellaan sopimuskohtaisesti, ei työmaakohtaisesti. Yksi sopimus voi siis kattaa useita työmaita. Vastaavasti samalla työmaalla voi olla useita erillisiä sopimuksia, jotka arvioidaan lähtökohtaisesti erikseen.
Esimerkiksi taloyhtiön linjasaneerauksessa 35 000 euron putkiurakka ja 20 000 euron sähköurakka ylittävät kumpikin 15 000 euron rajan. Molemmista sopimuksista on annettava tiedot.
Myös suullinen sopimus voi synnyttää ilmoitusvelvollisuuden. Jos urakan aikana tilataan alkuperäiseen sopimukseen olennaisesti liittyviä lisätöitä, ne voivat muodostaa alkuperäisen työn kanssa yhden sopimuskokonaisuuden. Esimerkiksi 10 000 euron urakka ja siihen olennaisesti liittyvät 7 000 euron lisätyöt ylittävät yhdessä rajan. Aidosti erillinen lisätyö arvioidaan omana sopimuksenaan.
Kuka ilmoittaa urakkatiedot?
Urakkatietojen ilmoittamisesta vastaa rakentamispalvelun tilaaja. Tilaaja voi olla esimerkiksi:
- rakennuttaja tai asunto-osakeyhtiö
- pääurakoitsija, joka ostaa aliurakan
- sivu- tai aliurakoitsija, joka tilaa työn toiselta yritykseltä
- kunta tai muu julkisyhteisö.
Kukin tilaaja ilmoittaa itse tilaamansa urakat. Pääurakoitsija ei siis automaattisesti ilmoita koko urakkaketjun kaikkia sopimuksia, vaan jokainen ketjun tilaaja huolehtii omista ostoistaan.
Myös ulkomainen yritys voi olla tiedonantovelvollinen, kun se tilaa Suomessa tehtävää rakentamistyötä. Suomalainen Y-tunnus ei ole velvollisuuden ehdoton edellytys. Kotitalous ei puolestaan anna varsinaista urakkailmoitusta, vaan sitä koskee oma rakentamisilmoitusmenettelynsä.
Tilaaja on lakisääteinen tiedonantovelvollinen, mutta se voi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston lähettämään ilmoitukset puolestaan. Työnjako, tarvittavat tiedot ja tarkistusmenettely kannattaa sopia kirjallisesti.
Urakkailmoitus ja työntekijäilmoitus ovat eri asioita
Urakka- ja työntekijäilmoitusten perusteet sekä vastuuhenkilöt eroavat toisistaan.
Urakkailmoitus
Rakentamispalvelun tilaaja ilmoittaa omia sopimuksiaan ja urakoitsijoitaan koskevat tiedot. Ilmoitukseen sisältyy muun muassa urakan euromäärä kohdekuukaudelta sekä tieto siitä, sovelletaanko rakennusalan käännettyä arvonlisäveroa.
Työntekijäilmoitus
Työntekijätiedot ilmoittaa yhteisen rakennustyömaan päätoteuttaja tai, jos päätoteuttajaa ei ole nimetty, rakennuttaja. Velvollisuus syntyy, kun työmaa on yhteinen ja rakennushankkeen työmaakohtainen, ulkopuolelta tilattujen urakoiden yhteenlaskettu arvo ylittää 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa.
Työmaalla toimivat yritykset toimittavat omien työntekijöidensä tiedot päätoteuttajalle ennen työskentelyn alkua ja ilmoittavat muutoksista. Päätoteuttaja antaa tiedot Verohallinnolle kuukausittain. Työpäivät ja -tunnit ilmoitetaan vain, jos ne ovat tarkasti tiedossa.
Yrityksellä voi olla samanaikaisesti molempia velvollisuuksia: se voi ilmoittaa tilaamiaan aliurakoita Verohallinnolle ja toimittaa omien työntekijöidensä tiedot työmaan päätoteuttajalle.
Mitä urakkailmoitusta varten tarvitaan?
Tietojen kerääminen kannattaa aloittaa jo sopimusta tehtäessä. Seuraava taulukko kokoaa ilmoituksen kannalta keskeiset tiedot:
Tietoryhmä | Mitä tarvitaan |
|---|---|
Tiedonantovelvollinen | Tilaajan yksilöinti- ja yhteystiedot |
Urakoitsija | Yrityksen yksilöintitiedot ja yhteyshenkilö |
Työmaa tai sopimus | Työmaan tai sopimuksen yksilöintitiedot |
Urakan arvo | Sopimuksen yhteenlaskettu arvo ilman arvonlisäveroa |
Kohdekuukauden euromäärä | Urakan euromäärä suorite-, lasku- tai maksuperusteisesti |
Urakan kesto | Aloituspäivä ja päättymispäivä tai arvio siitä |
Urakan laji ja ALV | Urakointi, kunnossapito tai työvoiman vuokraus sekä tieto käännetyn verovelvollisuuden soveltamisesta |
Tarkista ennen lähettämistä ainakin Y-tunnukset tai muut yritystunnisteet, työmaan tiedot, sopimuksen arvo, kohdekuukauden summa sekä urakan alku- ja loppupäivä. Jos arvioitu päättymispäivä muuttuu, uusi arvio ilmoitetaan sen kuukauden ilmoituksella, jolloin muutos selviää.
Milloin urakkailmoitus annetaan?
Ensimmäinen ilmoitus annetaan siltä kuukaudelta, jolloin työ alkaa. Jos urakasta maksetaan ennakkoon, ilmoitus annetaan jo ennakkomaksukuukaudelta.
Tämän jälkeen tiedot annetaan jokaiselta kuukaudelta, jonka aikana urakoitsija laskuttaa urakasta. Viimeinen ilmoitus annetaan siltä kuukaudelta, jolta urakan viimeinen lasku maksetaan.
Ilmoituksen määräpäivä on kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden 5. päivä. Esimerkiksi maaliskuun tiedot annetaan viimeistään 5. toukokuuta. Ajantasainen määräpäivä ja muut ohjeet kannattaa tarkistaa Verohallinnon urakkatietosivulta.
Urakkatiedot voi antaa:
- OmaVerossa
- Ilmoitin.fi-palvelussa, joka sopii suurten tietomäärien lähettämiseen
- paperilla, jos tietoja ei voi ilmoittaa sähköisesti.
Jos ilmoituksen lähettää tilitoimisto tai muu edustaja, sillä on oltava tarvittava valtuus. Sähköisen taloushallinnon vaihtoehdoista voi lukea Fin-Est Accountingin pilvipalvelut-sivulta.
Tyypilliset virheet ja niiden korjaaminen
Urakkailmoituksessa kannattaa tarkistaa erityisesti nämä kohdat:
- Tilaajan tai urakoitsijan tunniste on oikein.
- Työmaan tai sopimuksen tiedot vastaavat muuta aineistoa.
- Sopimuksen arvo sisältää samaan sopimuskokonaisuuteen kuuluvat lisätyöt.
- Kohdekuukauden euromäärä on ilmoitettu valitun suorite-, lasku- tai maksuperusteen mukaisesti.
- Aloitus- ja päättymispäivä ovat ajan tasalla.
- Ilmoitus lähtee määräpäivään mennessä.
Jos annetussa ilmoituksessa on virhe, se korjataan korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa käytetään alkuperäisen ilmoituksen ilmoitustunnistetta ja annetaan uudelleen sekä korjatut että aiemmin oikein ilmoitetut tiedot.
Poistoilmoitusta käytetään, kun aiemmin annettu ilmoitus on kokonaan virheellinen. Ilmoituksia voi korjata tai poistaa ja puuttuvia ilmoituksia antaa 48 kuukauden ajan kohdekuukauden määräpäivästä. Virhe kannattaa korjata heti, kun se havaitaan.
Tiedonantovelvollisuuden laiminlyönnistä voidaan määrätä 100–15 000 euron laiminlyöntimaksu rikkomuksen vakavuuden mukaan. Enimmäismaksu voi tulla kyseeseen, jos olennaisesti väärä ilmoitus on annettu tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta tai ilmoitus on jätetty kokonaan antamatta.
Yhteinen työmaa ja vastuunjako
Yhteinen rakennustyömaa muodostuu, kun samalla työmaalla toimii samanaikaisesti tai peräkkäin useampi kuin yksi työnantaja tai itsenäinen työnsuorittaja. Jos työmaan tiedetään alusta asti muodostuvan yhteiseksi, työntekijätietojen ilmoittaminen alkaa rakennustyön alkaessa. Jos työmaa muuttuu yhteiseksi myöhemmin, velvollisuus alkaa, kun tuleva muutos on tiedossa.
Päätoteuttaja vastaa työntekijätietojen ilmoittamisesta Verohallinnolle. Jokainen työmaalla toimiva yritys vastaa siitä, että se antaa omien työntekijöidensä tiedot päätoteuttajalle ja ilmoittaa muutoksista.
Päätoteuttajalle ei määrätä laiminlyöntimaksua sellaisesta työnantajasta tai itsenäisestä työnsuorittajasta johtuvasta puutteesta tai virheestä, josta päätoteuttajan ei voida kohtuudella edellyttää tienneen. Päätoteuttajan on kuitenkin ilmoitettava Verohallinnolle tiedot yrityksestä, joka ei ole toimittanut työntekijätietoja kokonaan tai osittain.
Yrittäjän ja tilitoimiston työnjako
Selkeä työnjako vähentää epäselvyyksiä ja varmistaa, että ilmoitusta varten tarvittavat tiedot ovat saatavilla ajoissa.
Yrittäjä tai muu tilaaja huolehtii käytännössä esimerkiksi:
- sopimusten ja lisätöiden dokumentoinnista
- työmaiden osoite- ja tunnistetiedoista
- urakoiden muutosten hyväksymisestä
- tilitoimistolle toimitettavien lähtötietojen oikeellisuudesta.
Fin-Est Accounting voi hoitaa urakka- ja työntekijätietojen teknisen kokoamisen, lähettämisen ja korjaamisen osana kirjanpitopalvelua. Palvelun tarkka sisältö ja asiakkaan vastuulle jäävät tehtävät sovitaan kirjallisesti.
Ulkopuolinen apu voi olla ajankohtaista, jos yrityksellä on useita työmaita ja aliurakoitsijoita, ilmoituksia joudutaan korjaamaan usein tai hallinnollinen työ vie liikaa aikaa varsinaiselta liiketoiminnalta. Lisätietoa ulkoistamisesta löytyy artikkelista, joka käsittelee osakeyhtiön kirjanpitoa.
Fin-Est Accounting tarjoaa rakennusalan yrityksille henkilökohtaista kirjanpitopalvelua Uudellamaalla. Palvelua saa suomeksi ja viroksi. Voit varata maksuttoman urakkatietojen kartoituskeskustelun ja tutustua tarkemmin kirjanpito- ja taloushallintopalveluihin.