Tilitoimiston vaihtaminen voi tuntua suurelta projektilta, etenkin jos kirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset ovat nykyisen kumppanin hoidossa. Hallittu vaihto on kuitenkin mahdollista, kun vastuut, aikataulu ja siirrettävät aineistot sovitaan ennen yhteistyön päättymistä.
Tässä oppaassa käydään läpi, milloin vaihtoa kannattaa harkita, miten uusi tilitoimisto valitaan ja mitä sujuva siirtymä käytännössä edellyttää.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa harkita?
Yksittäinen virhe ei välttämättä tarkoita, että yhteistyö pitäisi lopettaa. Jos samat ongelmat kuitenkin toistuvat tai palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita, voi olla aika vaihtaa tilitoimistoa.
Kiinnitä huomiota erityisesti näihin merkkeihin:
- Vastaukset viipyvät. Et saa tarvitsemaasi tietoa kohtuullisessa ajassa, kommunikaatio-ongelmat vaikeuttavat arkea, ja proaktiivisuuden puute hankaloittaa päätöksentekoa.
- Raportit myöhästyvät. Tuloslaskelma, tase tai sovitut arvonlisäverotiedot eivät valmistu ajallaan.
- Numerot eivät avaudu. Saat raportit, mutta et ymmärrä, mitä ne kertovat yrityksen tilanteesta, eikä niiden tulkintaan ole saatavilla tukea.
- Hinnoittelu on epäselvää. Laskuilla näkyy odottamattomia eriä, laskutuksessa on epäselvyyksiä, eikä peruspalvelujen ja lisätöiden raja ole selvä.
- Virheitä joudutaan korjaamaan toistuvasti. Samankaltaiset puutteet näkyvät esimerkiksi kirjanpidossa, palkoissa tai ilmoituksissa.
- Toimialan tarpeita ei tunneta. Rakennusalalla esimerkiksi käännetty ALV ja urakkalaskenta edellyttävät toimialan käytäntöjen tuntemista.
Myös yrityksen kasvu tai palvelutarpeen muuttuminen voi olla perusteltu syy etsiä uusi kumppani. Luottamuksen heikkeneminen tai vanhentuneiden järjestelmien käyttö voi myös kertoa, että vaihtaminen kannattaa. Olennaista on arvioida, saako yritys nykyisestä yhteistyöstä oikea-aikaista tietoa ja riittävästi henkilökohtaista palvelua, ja milloin on järkevää vaihtaa tilitoimistoa.
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?
Tilitoimistoa voi vaihtaa myös kesken tilikauden. Tällöin vanhan ja uuden toimiston työnjako pitää määritellä tarkasti: mihin ajankohtaan vanha toimisto hoitaa kirjanpidon ja ilmoitukset, mistä uusi toimisto jatkaa ja kuka vastaa keskeneräisistä tehtävistä. Huolellisella suunnittelulla vaihto onnistuu, eikä uusi tilitoimisto voi aloittaakaan ilman selkeää vastuunjakoa.
Tilikauden tai kuukauden vaihde voi helpottaa työn rajaamista, mutta paras ajankohta riippuu yrityksen tilanteesta. Huomioon kannattaa ottaa ainakin:
- nykyisen sopimuksen irtisanomisaika, joka on yleensä 2–3 kuukautta, ja ilmoitustapa
- tilinpäätöksen vaihe
- palkanmaksun ja viranomaisilmoitusten ajankohdat
- aineiston saatavuus
- yrityksen kiireisimmät kaudet
Tarkista irtisanomisaika aina omasta sopimuksesta. Irtisanominen kannattaa tehdä todisteellisesti sopimuksessa määritellyllä tavalla ja säilyttää vahvistus siitä, että ilmoitus on toimitettu. Tarvittaessa voit varata vaihtoon 1–2 kuukautta, ja uuden toimiston käyttöönotto onnistuu usein parista viikosta kuukauteen.
Miten uusi tilitoimisto valitaan ja mitä uuden tilitoimiston valinnassa tulee huomioida?
Uusi kumppani on hyvä valita ennen nykyisen sopimuksen päättymistä. Näin siirtymän vastuut ja aineistot voidaan suunnitella ajoissa, eikä kirjanpito jää toimijoiden väliin.
Esitä ehdokkaalle ainakin seuraavat kysymykset:
- Kuka toimii yritykseni yhteyshenkilönä, ja miten hänen poissaolonsa hoidetaan?
- Onko teillä kokemusta samankokoisista ja samalla toimialalla toimivista yrityksistä?
- Mitä palveluun sisältyy, mitä se maksaa ja mistä työstä veloitetaan erikseen, jotta hinnoittelu on läpinäkyvää ja reilua?
- Kuinka usein raportit toimitetaan ja miten niiden sisältö käydään läpi?
- Miten yhteydenpito Verohallintoon ja muihin viranomaisiin jaetaan?
- Miten tietosuoja, käyttöoikeudet, käytössä oleva ohjelmisto, sähköinen taloushallinto ja aineiston luovutus hoidetaan, ja tarjoatteko ajantasaisia sähköisiä työkaluja?
- Onko kyseessä hyvä tilitoimisto ja Taloushallintoliiton auktorisoima jäsen?
Arvioi nykyisten tarpeiden lisäksi lähivuosia. Jos yritys palkkaa työntekijöitä, laajentaa toimintaansa tai tarvitsee aiempaa tarkempaa raportointia, varmista, että palvelukokonaisuutta voidaan mukauttaa, sillä työntekijöiden palkkaaminen voi vaatia enemmän osaamista esimerkiksi palkanlaskennassa. Osakeyhtiön kannattaa selvittää myös, kuinka kokonaisvaltaisesti tilitoimisto pystyy hoitamaan osakeyhtiön kirjanpidon.
Fin-Est Accounting tarjoaa yrityksille henkilökohtaista kirjanpito- ja taloushallintopalvelua. Jokaisella asiakkaalla on oma henkilökohtainen kirjanpitäjä, joka tuntee yrityksesi, yrityksen tilanteen ja sovitun työnjaon.
Näin vaihto etenee vaihe vaiheelta
Siirtymä kannattaa jakaa selkeisiin vaiheisiin, ja tilitoimiston vaihdon yhteydessä prosessi kannattaa suunnitella huolellisesti. Tarkka toteutus riippuu sopimuksista, palveluista ja käytössä olevista aineistoista.
- Valitse uusi tilitoimisto. Vertaile palvelun sisältöä, yhteistyötapaa ja hinnoittelua yrityksesi tarpeisiin.
- Tarkista ja irtisano nykyinen sopimus. Noudata sopimuksen irtisanomisaikaa ja ilmoitustapaa.
- Pidä aloituspalaveri. Käy uuden toimiston kanssa läpi yrityksen nykytila, palvelut, määräpäivät, yhteyshenkilöt ja siirtymän tavoite sekä miten vaihto tehdään käytännössä.
- Laadi vaihto- ja vastuunjakosuunnitelma. Kirjaa, mitä vanha toimisto viimeistelee, mistä uusi toimisto aloittaa ja kuka valvoo avoimia tehtäviä tilitoimiston vaihdon aikana.
- Järjestä tarvittavat valtuudet ja käyttöoikeudet. Valtuuksien laajuus määräytyy sen mukaan, mitä asioita uusi tilitoimisto hoitaa.
- Siirrä aineistot. Sovi siirrettävästä materiaalista, tiedostomuodoista, toimitustavasta ja puuttuvien tietojen täydentämisestä, jotta uuden tilitoimiston on saatava kaikki tarvittavat aineistot.
- Täsmäytä aloitustiedot. Tarkista, että kirjanpidon saldot, avoimet laskut, palkkatiedot ja keskeneräiset ilmoitukset siirtyvät oikein.
Fin-Est Accounting aloittaa vaihdon aloituspalaverilla ja laatii asiakkaan kanssa kirjallisen vaihto- ja vastuunjakosuunnitelman. Uusi tilitoimisto voi hoitaa siirron käytännön vaiheet puolestasi asiakkaan valtuutuksella, ja se voi pyytää tarvittavat aineistot edelliseltä toimistolta sekä koordinoida siirtymän vaiheita alusta loppuun.
Mitä aineistoja siirtymässä tarvitaan?
Tarvittava kokonaisuus riippuu yrityksen palveluista, siitä missä vaiheessa tilikautta vaihto tapahtuu sekä siitä, muuttuvatko järjestelmät vaihdon yhteydessä. Tavallisesti uuden tilitoimiston kanssa käydään läpi ainakin:
- viimeisin tilinpäätös ja veroilmoitus
- kuluvan tilikauden tuloslaskelma ja tase
- pääkirja ja päiväkirja
- annetut arvonlisäveroilmoitukset
- EU-myynneistä annetut yhteenvetoilmoitukset, jos niitä on
- avoimet myynti- ja ostolaskut sekä reskontrat
- pankkitapahtumat ja tiliotteet sovitulta ajalta
- palkkatiedot ja tarvittavat tulorekisteriraportit, jos palkanlaskenta siirtyy
- muut keskeneräisiin tehtäviin liittyvät tositteet, sopimukset ja selvitykset
Aineiston siirtotapa sovitaan osapuolten kesken, ja kaikki tarvittavat aineistot pyydetään uudelta tilitoimistolta sovitun siirtymän mukaan. Samalla kannattaa varmistaa, kuka säilyttää alkuperäiset asiakirjat ja miten mahdolliset puutteet täydennetään.
Mitä valtuuksia ja käyttöoikeuksia tarvitaan?
Uusi tilitoimisto tarvitsee vain niiden tehtävien edellyttämät oikeudet, jotka sille on sovittu. Näitä voivat olla:
- Suomi.fi-valtuudet veroasioiden hoitamiseen
- tulorekisterin valtuudet, jos toimisto hoitaa palkanlaskentaa tai ilmoittamista
- pääsy kirjanpidon tietoihin
- pankkiyhteyksiin liittyvät oikeudet, jos toimisto hoitaa maksuliikennettä
Valtuuksien sisältö ja voimassaolo kannattaa tarkistaa yhdessä uuden toimiston kanssa. Samalla vanhan tilitoimiston tarpeettomat oikeudet voidaan poistaa hallitusti vasta sen jälkeen, kun sen vastuulle jääneet tehtävät on tehty ja käytössä oleva järjestelmä sekä oikeudet on tarkistettu.
Miten kirjanpidon jatkuvuus varmistetaan?
Kirjaa vastuunjakosuunnitelmaan ainakin seuraavat asiat:
- mihin kauteen asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon ja arvonlisäveroilmoitukset
- kuka vastaa muista keskeneräisistä viranomaisilmoituksista
- miten palkanlaskennan viimeinen vanhan toimiston kausi ja ensimmäinen uuden toimiston kausi rajataan
- kuka laatii tilinpäätöksen, jos vaihto osuu lähelle tilikauden päättymistä
- miten avoimet myynti- ja ostolaskut siirretään
- kuka tarkistaa avaussaldot ja puuttuvat asiakirjat
Kesken vuoden tehtävässä vaihdossa on tärkeää varmistaa, että alkuvuoden tiedot välittyvät uudelle tilitoimistolle myös koko vuotta koskevia ilmoituksia varten. Selkeä vastuunjako auttaa ehkäisemään tilanteita, joissa molemmat toimistot olettavat tehtävän kuuluvan toiselle. Vaihto voi silti onnistua sujuvasti kesken vuoden, kun vastuut rajataan selvästi.
Vaihto on tilaisuus tarkentaa taloushallinnon työnjakoa
Uuden yhteistyön alussa kannattaa arvioida, palvelevatko nykyiset käytännöt yrityksen arkea. Tavoitteena ei ole muuttaa kaikkea kerralla, vaan sopia selkeästä palvelukokonaisuudesta ja tiedonkulusta, ja sähköinen taloushallinto voi samalla vähentää rutiinitöitä ja säästää aikaa.
Käy uuden tilitoimiston kanssa läpi esimerkiksi:
- kuinka usein tarvitset talousraportit
- kuka seuraa kassavirtaa ja avoimia laskuja
- miten ostolaskujen hyväksyntä ja maksuliikenne jaetaan
- mitkä tehtävät yritys hoitaa itse ja mitkä ulkoistetaan
- milloin talouden lukuja käsitellään yhdessä kirjanpitäjän kanssa
Fin-Est Accountingin palveluihin kuuluvat kirjanpidon ja tilinpäätösten lisäksi palkanlaskenta, laskutus ja myyntireskontra, ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontra sekä maksuliikenteeseen liittyvät tehtävät. Kokonaisuus sovitaan yrityksen tarpeiden mukaan, ja se voi kattaa kaikki sovitut taloushallinnon osa-alueet.
Harkitsetko vaihtoa Fin-Est Accountingille?
Kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla selvillä ennen ensimmäistä keskustelua. Aluksi riittää, että kerrot yrityksesi tilanteesta, nykyisistä palveluista ja siitä, miksi harkitset vaihtoa.
Tutustu Fin-Est Accountingin palveluihin ja ota yhteyttä. Keskustelussa voidaan käydä läpi yrityksesi tarpeet, nykyisen sopimuksen aikataulu ja vaihdon käytännön toteutus.