Tilaajavastuu herättää kysymyksiä erityisesti uusilla rakennusalan yrittäjillä. Kun yritys tilaa työtä toiselta yritykseltä tai käyttää vuokratyövoimaa, pelkkä suullinen sopimus ei yleensä riitä. Ennen yhteistyötä on tärkeää selvittää, että sopimuskumppani hoitaa omat lakisääteiset velvoitteensa.
Tässä oppaassa käymme läpi, mitä tilaajavastuu tarkoittaa käytännössä, miksi se korostuu rakennusalalla, millaisia asiakirjoja yrittäjän kannattaa pitää kunnossa ja miten taloushallinto voi tukea arjen tekemistä.
Mitä tilaajavastuu tarkoittaa vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä?
Tilaajavastuu perustuu tilaajavastuulakiin, joka on säädetty vuonna 2006. Käytännössä kyse on siitä, että yritys tarkistaa tiettyjä rekisteri-, vero-, vakuutus- ja työnantajavelvoitteisiin liittyviä tietoja ennen sopimusta alihankkijan tai vuokratyövoimaa tarjoavan yrityksen kanssa, ja tilaajavastuulain mukaan se koskee kaikkia toimialoja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, ei vain rakennusalaa. Ensimmäinen askel on, että tilaaja on pyydettävä selvityksen avulla varmistamaan, että sopimuskumppanit täyttävät lain vaatimukset.
Rakennusalalla aihe tulee vastaan usein, koska työmailla toimii monia yrityksiä, aliurakoitsijoita ja joskus myös ulkomaista työvoimaa. Selvitysten tarkoituksena on vähentää harmaata taloutta, ja laki tukee tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista sekä edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua. Tilaajavastuulaki torjuu harmaata taloutta Suomessa, ja sen noudattamista valvoo etelä suomen aluehallintovirasto.
Uuden yrittäjän näkökulmasta tilaajavastuu kannattaa nähdä osana normaalia riskienhallintaa. Kun selvitykset pyydetään ja tallennetaan ajoissa, yhteistyön aloittaminen on selkeämpää sekä tilaajalle että urakoitsijalle.
Miksi tilaajavastuu koskee erityisesti rakennusalaa ja ehkäisee harmaata taloutta?
Rakennusalalla alihankintaketjut voivat olla pitkiä. Pääurakoitsija voi käyttää useita aliurakoitsijoita esimerkiksi purku-, sähkö-, LVI-, maalaus- tai viimeistelytöihin. Jokaisessa yhteistyössä on tärkeää tietää, kenen kanssa sopimus tehdään ja ovatko perustiedot kunnossa.
Tilaajavastuu voi koskea sekä suurempia pääurakoitsijoita että pieniä pk-yrityksiä, kun ne tilaavat työtä toiselta yritykseltä tai käyttävät vuokratyövoimaa. Erityisesti uudelle rakennusalan yrittäjälle aihe voi tuntua monimutkaiselta, koska velvoitteet liittyvät yhtä aikaa sopimuksiin, työntekijöihin, verotukseen, vakuutuksiin ja kirjanpidon dokumentointiin. Käytännössä tilaajavastuulakia sovelletaan vuokratyöhön yleensä, mikäli työn kesto on yli 10 työpäivää.
Käytännön tilanne voi olla esimerkiksi tämä: pieni rakennusyritys tilaa aliurakoitsijalta työvaiheen osana suurempaa projektia. Ennen työn aloittamista yrityksen kannattaa pyytää ja tallentaa tarvittavat selvitykset, jotta sopimuskumppanin perustiedot ovat dokumentoidusti kunnossa, kun alihankintasopimuksen arvo on yli 9 000 euroa. Tilaaja saa jättää sopimuksen tekemättä, mikäli alihankkijalla on yli 10 000 euroa verovelkaa.
Mitä selvityksiä yrittäjän kannattaa pyytää?
Tarkka selvitystarve riippuu tilanteesta, sopimuksesta ja työn luonteesta. Seuraava taulukko auttaa hahmottamaan, millaisia tietoja tilaajavastuuseen liittyvässä tarkistuksessa yleensä käsitellään. Taulukko ei ole juridinen tarkistuslista, vaan käytännön yleiskuva yrittäjälle, ja selvitysten on hyvä olla enintään kolme kuukautta vanhoja.
| Selvitys tai asiakirja | Miksi se on tärkeä? |
|---|---|
| Kaupparekisteritiedot | Auttaa varmistamaan, että sopimuskumppani on tunnistettava yritys ja perustiedot ovat kunnossa. |
| Ennakkoperintä-, työnantaja- ja ALV-rekisteritiedot | Kertoo, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin silloin, kun kyseinen rekisteriin kuuluminen on toiminnan kannalta tarpeen. |
| Veronmaksua koskeva selvitys | Auttaa arvioimaan, onko sopimuskumppanin verovelvoitteiden hoitamisessa huomioitavaa, ja tarvittaessa pyydettävä todistus täydentää tarkistusta. |
| Eläkevakuuttamiseen liittyvät tiedot | Liittyy työntekijöiden lakisääteisten maksujen ja vakuutusten hoitamiseen. |
| Työehtoja koskevat tiedot | Auttaa hahmottamaan, mitä ehtoja työntekijöihin sovelletaan. |
| Rakennusalan vakuutuksiin liittyvät selvitykset | Rakennusalalla vakuutuksiin liittyvät tiedot ovat usein olennainen osa kumppanin taustojen tarkistamista. |
Selvitykset kannattaa pyytää ennen sopimuksen tekemistä ja tallentaa selkeästi samaan paikkaan sopimuksen, tarjouksen ja työmaakohtaisten dokumenttien kanssa. Näin tiedot löytyvät myöhemmin, jos niitä tarvitaan kirjanpidossa, sisäisessä seurannassa tai viranomaisasioinnissa.
Miten tilaajavastuuselvitykset ja Luotettava Kumppani -palvelu kannattaa järjestää arjessa?
Tilaajavastuu ei ole vain yksittäinen asiakirja, joka pyydetään kerran ja unohdetaan. Toimiva tapa on rakentaa yritykselle yksinkertainen rutiini, jota käytetään aina ennen uuden aliurakan tai vuokratyösuhteen aloittamista.
Hyvä perusprosessi voi näyttää tältä:
- Tunnista, onko kyse alihankinnasta, vuokratyöstä tai muusta yhteistyöstä, jossa tilaajavastuu voi tulla vastaan.
- Pyydä sopimuskumppanilta tarvittavat perustiedot ja selvitykset ennen sopimuksen tekemistä.
- Tarkista, että tiedot koskevat oikeaa yritystä ja ovat sopimuksen kannalta ajantasaisia.
- Tallenna asiakirjat urakka- tai kumppanikohtaiseen kansioon ja merkitse, että selvitykset on säilytettävä vähintään kaksi vuotta työn päättymisestä.
- Kirjaa omaan järjestelmään, milloin selvitykset on pyydetty, mihin sopimukseen ne liittyvät ja mitä tarkistuksia tehdään myöhempää seurantaa varten jälkeen.
- Päivitä selvitykset, jos yhteistyö jatkuu pitkään tai sopimuksen olosuhteet muuttuvat.
Tilaajan on säilytettävä selvitykset vähintään kaksi vuotta työn päättymisestä.
Moni yritys käyttää raportti- tai rekisteripalveluja sopimuskumppaneiden tietojen kokoamiseen, kuten Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -palvelua. Ne voivat helpottaa arkea, mutta tilaajan pitää silti saada ja säilyttää asiakirjat myös myöhempää tarkastusta varten, vaikka käytössä olisi vastuu groupin raporttipalvelu.
Yleisimmät virheet tilaajavastuussa ja niiden vaikutus yritysten välistä tasavertaista kilpailua
Tilaajavastuussa ongelmat syntyvät usein kiireestä. Urakka halutaan aloittaa nopeasti, ja taustatarkistukset jäävät tekemättä tai tallentamatta. Tämä voi aiheuttaa hankaluuksia myöhemmin, ettei kyse ole vain hallinnollisesta riskistä vaan myös siitä, että lain sisällön noudattamatta jättäminen voi heikentää yrityksen mainetta, vaikka yhteistyökumppani olisi sinänsä luotettava.
Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi:
- selvitykset pyydetään vasta työn jo alettua
- asiakirjat tallennetaan eri paikkoihin eikä niitä löydy myöhemmin
- tarkistetaan vain osa sopimuskumppanin tiedoista
- oletetaan, että tuttu kumppani ei tarvitse uutta tarkistusta
- ulkomaisen sopimuskumppanin taustat käsitellään liian kevyesti
- sopimukset, laskut ja selvitykset eivät linkity kirjanpidossa samaan kokonaisuuteen
Tilaajalle voidaan määrätä laiminlyöntimaksu, jos selvityksiä ei ole tehty tai niissä on puutteita. Laiminlyöntimaksu voi olla 2 100–21 100 euroa, ja rakennusalalla korotettu laiminlyöntimaksu 21 100–68 500 euroa. Viranomainen voi määrätä laiminlyöntimaksun myös puutteellisista selvityksistä.
Näitä virheitä voi ehkäistä tekemällä tilaajavastuusta osan yrityksen normaalia sopimusprosessia. Kun sama tarkistus tehdään aina samalla tavalla, se ei jää muistin tai kiireen varaan.
Kirjanpito ja palkanlaskenta tilaajavastuun tukena
Tilaajavastuu ei ole pelkkä lakitekninen asia. Se liittyy myös siihen, miten yrityksen taloushallinto, palkanlaskenta ja dokumentointi on järjestetty. Kun sopimukset, laskut, palkkatiedot ja selvitykset löytyvät loogisesti, yrittäjän on helpompi seurata kokonaisuutta. Erityisesti ulkomainen sopimuskumppani tai henkilö edellyttää huolellista dokumentointia.
Kirjanpito voi tukea tilaajavastuun hallintaa esimerkiksi näin:
- urakkaan liittyvät ostolaskut ja sopimukset voidaan pitää samassa kokonaisuudessa
- aliurakoitsijoiden tiedot voidaan yhdistää oikeisiin projekteihin
- tositteet ja selvitykset voidaan arkistoida niin, että ne löytyvät tarvittaessa
- kirjanpitäjä voi huomata, jos tilaaja on tehnyt sopimuksen ilman riittävää tausta-aineistoa
Palkanlaskennan näkökulmasta tärkeitä ovat esimerkiksi työntekijätiedot, työnantajasuoritukset, vakuutuksiin liittyvä aineisto ja tulorekisteri-ilmoitusten johdonmukaisuus työntekijöiden ja projektien osalta. Jos yrityksellä on suomen- ja vironkielisiä työntekijöitä tai yhteistyökumppaneita, selkeä dokumentointi ja kielituki voivat helpottaa arjen viestintää.
Milloin tilitoimiston apu kannattaa pyytää?
Uusi rakennusalan yrittäjä voi hoitaa osan tilaajavastuuseen liittyvistä käytännöistä itse, mutta asiantuntijan apu on usein hyödyllistä, kun toiminta kasvaa tai yhteistyökumppaneita on useita. Vuonna 2025 tehtiin 1 306 tilaajavastuutarkastusta. Vuonna 2025 tehtiin 63 laiminlyöntimaksupäätöstä yhteensä 297 400 eurolla.
Tilitoimistoon kannattaa olla yhteydessä esimerkiksi silloin, kun:
- solmit ensimmäisiä aliurakkasopimuksia
- työmaiden määrä kasvaa
- käytät vuokratyövoimaa tai useita aliurakoitsijoita
- yhteistyöhön liittyy ulkomaisia yrityksiä tai työntekijöitä
- et ole varma, miten sopimukset, laskut ja selvitykset kannattaa arkistoida
- haluat rakentaa selkeän taloushallinnon rutiinin tilaajavastuuseen liittyville dokumenteille
Fin-Est Accounting Oy tarjoaa pk-yrityksille kirjanpidon, palkanlaskennan, laskutuksen, reskontrapalveluiden ja muun taloushallinnon tukea. Yritys palvelee erityisesti suomen- ja vironkielisiä asiakkaita sekä rakennusalan yrityksiä pääkaupunkiseudulla, ja lisäksi se voi auttaa käytännössä selvitysten hallinnassa. Lue lisää palveluista, jos tarvitset tukea arjen raportointiin tai kumppaniasiakirjojen seurantaan.
Tilitoimiston rooli ei ole korvata yrittäjän omaa päätöksentekoa, mutta se voi auttaa rakentamaan käytännönläheisen tavan pitää aineistot kunnossa. Kun kirjanpito ja dokumentointi toimivat, myös tilaajavastuuseen liittyvät selvitykset on helpompi kytkeä osaksi yrityksen normaalia arkea ja varmistaa, että tarvittava seuranta on tehty ajallaan.
Tilaajavastuu haltuun yksi rutiini kerrallaan
Tilaajavastuu voi kuulostaa uudelle yrittäjälle raskaalta, mutta käytännössä kyse on järjestelmällisyydestä. Kun tiedät, milloin selvityksiä tarvitaan, mitä tietoja kannattaa pyytää ja mihin asiakirjat tallennetaan, aiheesta tulee osa normaalia urakka- ja taloushallintoprosessia.
Rakennusalalla hyvä dokumentointi on erityisen tärkeää, koska yhteistyökumppaneita, työmaita ja sopimuksia voi olla samanaikaisesti useita. Selkeä kirjanpito, ajantasainen palkanlaskenta ja toimiva arkistointi auttavat yrittäjää pysymään tilanteen tasalla.
Jos haluat keskustella siitä, miten yrityksesi kirjanpito, palkanlaskenta ja taloushallinnon dokumentointi kannattaa järjestää rakennusalan arjessa, voit ottaa yhteyttä Fin-Est Accountingiin yhteydenottosivun kautta.