Taloushallinnon ulkoistaminen voi auttaa yritystä keskittämään aikaa varsinaiseen liiketoimintaan. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä ulkoistaminen tarkoittaa, mitä tehtäviä tilitoimistolle voi siirtää, mistä palvelun kustannukset muodostuvat ja miten yhteistyö käynnistyy käytännössä.
Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa ja milloin se sopii yritykselle?
Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että yritys siirtää osan taloushallinnon tehtävistä tai kaikki tehtävät ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuten tilitoimistolle. Palvelu voi kattaa laajan kokonaisuuden kirjanpidon palkanlaskennan ja verotuksen osalta tai vain yksittäisiä osa-alueita yrityksen tarpeiden mukaan.
Ulkoistamista kannattaa harkita esimerkiksi silloin, kun:
- yritystoiminta käynnistyy ja taloushallinnon käytännöt pitää rakentaa alusta
- liiketoiminta kasvaa eikä yrittäjän aika riitä kaikkeen
- ensimmäinen työntekijä palkataan ja palkanlaskennan tarve kasvaa
- toimialan kausivaihtelu tai erityispiirteet lisäävät taloushallinnon työmäärää
- taloushallinnon hoitaminen vie liikaa aikaa laskutettavalta työltä tai asiakashankinnalta
- yrityksen oma osaaminen ei riitä tehtävien luotettavaan hoitamiseen
Ratkaisu ei ole automaattisesti sama kaikille. Yksi yritys voi ulkoistaa vain palkanlaskennan, kun taas toinen tarvitsee kumppanin hoitamaan lähes koko taloushallinnon. Olennaista on tunnistaa tehtävät, jotka yritys haluaa pitää omissa käsissään, ja tehtävät, joihin se tarvitsee jatkuvaa tukea. Taloushallinnon ulkoistaminen on yhä suositumpi ratkaisu yrityksille.
Fin-Est Accounting tarjoaa Uudellamaalla asiakaslähtöistä kirjanpito- ja taloushallintopalvelua. Yrityksellä on myös rakennusalan kirjanpidon erityispiirteisiin liittyvää osaamista.
Mitä koko taloushallinnon tehtäviä voi ulkoistaa?
Ulkoistettava kokonaisuus voi sisältää esimerkiksi osakeyhtiön kirjanpidon, tilinpäätöksen, palkanlaskennan, laskutuksen ja maksuliikenteen. Työnjako määritellään yrityksen tilanteen ja palvelusopimuksen mukaan.
Tavallisia ulkoistettavia tehtäviä ovat:
- Juokseva kirjanpito: aineiston käsittely ja liiketapahtumien kirjaaminen.
- Tilinpäätös: tilikauden tietojen kokoaminen tilinpäätökseksi.
- Palkanlaskenta: palkkojen laskenta yrityksen toimittamien tietojen perusteella.
- Laskutus ja myyntireskontra: laskujen lähettäminen ja myyntisaamisten seuranta sovitussa laajuudessa.
- Ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontra: laskujen käsittely, hyväksymiskierto ja maksuaineiston valmistelu sovitun työnjaon mukaisesti, ja ulkoistaminen voi säästää jopa 50 % ostolaskujen käsittelyssä.
- Maksuliikenne ja pankkiasiat: maksuaineistojen ja pankkitapahtumien käsittely sovittujen käyttöoikeuksien ja hyväksymiskäytäntöjen mukaan.
Sähköiset työkalut voivat helpottaa aineiston toimittamista, hyväksymistä ja seurantaa, jos ne kuuluvat valittuun palveluun. Yrityksen kannattaa sopia tilitoimiston kanssa etukäteen, mitä taloushallinnon järjestelmä käytössä on; se voi olla esimerkiksi Netvisor tai Fennoa. Nykyaikaiset järjestelmät voivat tuoda yrityksen käyttöösi ajantasaisia teknologiaratkaisuja ja mahdollistaa digitaalisten prosessien käyttöönoton. Lisätietoa löytyy sähköisen taloushallinnon työnjaosta.
Rakennusalalla työnjaossa on hyvä huomioida toimialan erityiskysymykset. Yksi niistä on rakennusalan käännetty arvonlisävero, jonka soveltuminen arvioidaan aina tilanteen mukaan.
Yrityksen omiin tehtäviin jäävät liiketoimintaa koskevat päätökset, kuten hinnoittelu, tarjoukset, sopimukset ja investoinnit. Tilitoimisto voi tuottaa päätösten tueksi taloustietoa, mutta sovittava työnjako ratkaisee, kuka valmistelee, tarkistaa ja hyväksyy taloushallinnon eri vaiheet.
Ulkoistamisen hyödyt ja mahdolliset haitat pk-yrittäjälle – miten voit keskittyä ydintoimintaan?
Taloushallinnon ulkoistamisen hyöty riippuu yrityksen lähtötilanteesta, tarpeista ja sovitun palvelun laajuudesta. Ratkaisu voi vapauttaa aikaa ja tuoda työhön jatkuvuutta, jotta voit keskittyä omaan liiketoimintaasi, mutta toimiva yhteistyö edellyttää myös yrittäjältä aktiivisuutta.
Mahdollisia hyötyjä:
- Yrittäjälle voi vapautua aikaa laskutettavaan työhön, asiakashankintaan ja liiketoiminnan kehittämiseen, jolloin voi keskittyä olennaiseen.
- Yritys saa taloushallinnon osaamista käyttöönsä ilman oman taloushallinnon työntekijän rekrytointia, mikä vähentää rekrytointiriskejä ja -kustannuksia.
- Säännöllinen raportointi voi parantaa talouden seurantaa ja varmistaa ajantasaisemman näkymän, kun raporttien sisältö ja toimitusrytmi on sovittu selkeästi.
- Palvelun laajuutta voidaan muuttaa yrityksen tarpeiden mukana, jos tästä on sovittu palveluntarjoajan kanssa.
- Henkilöstökulut voivat pienentyä, jos taloushallinto on ulkoistettu ja resursseja voidaan käyttää joustavammin.
- Suomalaisten pienten osakeyhtiöiden aineistoon perustuvassa tutkimuksessa kirjanpidon tehtävien ulkoistaminen oli yhteydessä parempaan taloudellisen raportoinnin laatuun.
- Joillekin yritykset hyöty näkyy myös siinä, että ratkaisu säästää aikaa ja lisää joustavuutta arkeen.
Mahdollisia haittoja ja haasteita:
- Yrityksen pitää toimittaa tarvittava aineisto oikein ja sovitussa aikataulussa.
- Yhteistyön käynnistäminen vaatii aikaa, tiedonsiirtoa ja yhteisten käytäntöjen rakentamista.
- Epäselvä työnjako voi aiheuttaa viiveitä, päällekkäistä työtä tai odottamattomia lisäkuluja.
- Yritys voi tulla riippuvaiseksi palveluntarjoajan toimintatavoista ja käytössä olevista järjestelmistä.
- Jos tilitoimisto ei tunne toimialan erityispiirteitä, yritys joutuu käyttämään enemmän aikaa tarvittavan taustatiedon selittämiseen.
Hyötyjä ja haittoja kannattaa arvioida suhteessa nykyiseen toimintatapaan. Pelkkä ulkoistaminen ei takaa säästöjä, virheettömyyttä tai ajantasaista raportointia, vaan lopputulos riippuu palvelun sisällöstä, yhteistyöstä ja käytännön prosesseista. Joissain tapauksissa ulkoistettu taloushallinto voi säästää jopa 50 % kustannuksista, mutta vaikutus riippuu nykytilanteesta ja palvelun sisällöstä.
Mitä taloushallinnon ulkoistaminen maksaa?
Taloushallinnon ulkoistamiselle ei ole yhtä kaikille sopivaa hintaa. Kustannukset riippuvat yrityksen työmäärästä, palvelun laajuudesta ja siitä, miten sujuvasti aineisto liikkuu yrityksen ja tilitoimiston välillä.
Hintaan vaikuttavat tavallisesti:
- tositteiden ja muiden tapahtumien määrä
- työntekijöiden määrä ja palkanlaskennan työmäärä
- ulkoistettavien tehtävien laajuus
- raportoinnin sisältö ja toimitusrytmi
- toimialan erityispiirteet, kuten rakennusalan vaatimukset
- aineiston toimitustapa ja tarvittavan selvitystyön määrä
Hinnoittelu voi perustua kiinteään kuukausiveloitukseen, tapahtumamäärään tai näiden yhdistelmään. Erikseen sovittavat lisätyöt voidaan veloittaa oman hinnastonsa mukaan.
Tarjouksia vertaillessa kannattaa tarkistaa hinnan lisäksi, mitä palveluun sisältyy. Selvitä esimerkiksi, laskutetaanko tilinpäätös erikseen, miten lisätyöt määritellään ja kuuluuko järjestelmän käyttö kuukausihintaan. Vertailussa on hyvä huomioida myös yrittäjän oma työaika ja nykyisten työkalujen kustannukset. Selkeästi rajattu palvelu voi tehdä kuukausittaisista kustannuksista ennakoitavampia, mutta todellinen vaikutus selviää vasta yrityskohtaisesta vertailusta.
Kuka vastaa taloushallinnosta ulkoistamisen jälkeen?
Taloushallinnon käytännön tehtäviä voi ulkoistaa, mutta ulkoistaminen ei poista yrityksen johdon lakisääteisiä velvollisuuksia. Osakeyhtiössä hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty, ja mahdollinen toimitusjohtaja siitä, että kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Käytännön työnjaosta, aineiston toimittamisesta, hyväksymisistä ja verotukseen liittyvät tehtävät kattavasta kokonaisuudesta sovitaan palvelusopimuksessa, jotta niiden lainmukainen hoito voidaan varmistaa.
Sopimuksessa kannattaa määritellä ainakin:
- mitä tehtäviä tilitoimisto hoitaa
- mitä tietoja yritys toimittaa ja milloin
- kuka tarkistaa ja hyväksyy maksut sekä muut tapahtumat
- millä aikataululla raportit toimitetaan
- miten poikkeamista, lisätöistä ja muutoksista viestitään
Selkeä vastuunjako vähentää oletuksia ja auttaa molempia osapuolia toimimaan sovitussa aikataulussa, jotta toiminnan sujuvuus säilyy.
Miten valita yritykselle sopiva tilitoimisto?
Tilitoimiston valinnassa hinta on vain yksi tekijä. Palveluntarjoajan pitäisi ymmärtää yrityksen arkea ja pystyä kuvaamaan selkeästi, miten yhteistyö käytännössä toimii, millaista osaamisen tukea on saatavilla ja miten apua saa nopeasti myös poikkeustilanteissa ilman katkoksia.
Arvioi ainakin seuraavia asioita:
- tunteeko tilitoimisto yrityksesi toimialan ja sen erityispiirteet
- kattaako palvelu juuri ne tehtävät, jotka haluat ulkoistaa
- kuka toimii yhteyshenkilönä ja miten hänet tavoittaa, sekä millainen asiantuntijatuki on käytännössä käyttöösi saatavilla
- millaisia raportteja saat ja kuinka usein
- miten aineisto toimitetaan, tarkistetaan ja hyväksytään
- miten hinnoittelu ja mahdolliset lisätyöt on kuvattu
- miten yhteistyö voidaan siirtää tai päättää tarvittaessa
Pyydä palveluntarjoajaa käymään työnjako läpi konkreettisten esimerkkien avulla. Näin säästät ajan ennen sopimuksen tekemistä ja huomaat, mitkä tehtävät kuuluvat palveluun ja mitkä jäävät yrityksen hoidettaviksi.
Miten ulkoistaminen etenee Fin-Est Accountingin kanssa?
Taloushallinnon ulkoistaminen etenee Fin-Est Accountingin kanssa viidessä vaiheessa:
- Ensikontakti: kerrot yrityksen perustiedot ja yhteydenoton syyn.
- Alkukartoitus: yrityksen tarpeet ja ulkoistettava kokonaisuus käydään läpi.
- Palvelukuvaus ja sopimusluonnos: työnjako ja ehdot kuvataan ennen päätöstä.
- Siirtovaihe: käytännön tehtävien tai aineistojen siirtämistä aletaan valmistella palvelusopimuksen hyväksymisen jälkeen.
- Aloitus ja ensimmäinen raportointijakso: yhteistyö käynnistyy sovituilla käytännöillä, ja käyttöön voidaan ottaa digitaalinen taloushallinto tarpeen mukaan.
Kysymyslista yrittäjälle päätöksen tueksi
Ennen yhteydenottoa voit jäsentää tarpeitasi seuraavien kysymysten avulla:
- Kuinka paljon ajan käyttöä nykyiset kirjanpidon, laskutuksen ja viranomaisasioiden tehtävät vievät viikoittain?
- Mitkä taloushallinnon tehtävät haluat edelleen hoitaa itse?
- Mitä voit ulkoistaa, ja mistä tehtävistä haluat edelleen hoitaa vain osan itse?
- Onko yritykseen tulossa uusia työntekijöitä, kasvua tai muita muutoksia?
- Mitä tapahtuu, jos nykyinen talousasioista vastaava henkilö on pitkään poissa?
- Millaista raportointia tarvitset päätöksenteon tueksi?
- Mitkä asiat nykyisessä toimintatavassa vievät eniten aikaa tai aiheuttavat epävarmuutta?
Vastaukset auttavat tilitoimistoa hahmottamaan yrityksellesi sopivan palvelukokonaisuuden. Tutustu Fin-Est Accountingin palveluihin ja ota yhteyttä, jos haluat käynnistää yhteistyön. Käydään tilanteesi läpi ilman sitoumuksia.