Rakennusalan tiedonantovelvollisuus tarkoittaa urakka- ja työntekijätietojen ilmoittamista Verohallinnolle. Velvoitteet koskevat rakennushankkeen eri osapuolia eri perustein: tilaaja ilmoittaa ostamansa urakat, kun taas yhteisen rakennustyömaan päätoteuttaja vastaa työntekijätiedoista.
Tässä oppaassa käymme läpi, kuka ilmoittaa, miten 15 000 euron raja määräytyy, mitä tietoja tarvitaan ja milloin ilmoitus on annettava. Ajantasaiset yksityiskohdat kannattaa aina tarkistaa Verohallinnon rakentamisen tiedonantovelvollisuutta koskevasta ohjeesta.
Mitä rakennusalan tiedonantovelvollisuus tarkoittaa?
Rakentamisen tiedonantovelvollisuudesta säädetään verotusmenettelylain 15 b–15 d §:ssä. Kokonaisuus jakautuu kolmeen osaan:
- työntekijätietojen ilmoittamiseen yhteiseltä rakennustyömaalta
- rakentamispalvelun tilaajan urakkatietojen ilmoittamiseen
- kotitalouden rakentamisilmoitukseen.
Jokainen velvollisuus määräytyy omilla perusteillaan. Urakkailmoitus ei esimerkiksi automaattisesti tarkoita, että samalta kohteelta on annettava työntekijäilmoitus. Ensin on tunnistettava hankkeen osapuolet, sopimukset ja se, onko kyseessä yhteinen rakennustyömaa.
Kuka vastaa tietojen ilmoittamisesta?
Vastuu riippuu siitä, onko kyse urakka- vai työntekijätiedoista. Alihankintaketjussa jokainen tilaaja ilmoittaa omilta sopimuskumppaneiltaan ostamansa urakat. Päätoteuttaja puolestaan kokoaa yhteisen työmaan työntekijätiedot ja toimittaa ne Verohallinnolle.
Rooli | Keskeinen velvollisuus |
|---|---|
Rakennuttaja | Ilmoittaa itse tilaamansa urakat ja vastaa työntekijätiedoista, jos yhteiselle työmaalle ei ole nimetty päätoteuttajaa. |
Päätoteuttaja | Ilmoittaa yhteisen rakennustyömaan työntekijätiedot. |
Pää-, sivu- tai aliurakoitsija | Ilmoittaa itse tilaamansa urakat ja toimittaa omien työntekijöidensä tiedot päätoteuttajalle. |
Itsenäinen työnsuorittaja | Toimittaa itseään koskevat tiedot päätoteuttajalle. |
Asunto-osakeyhtiö | Ilmoittaa tilaamansa rakentamispalvelut ja vastaa työntekijätiedoista, jos päätoteuttajaa ei ole nimetty. |
Yksityishenkilö | Antaa kotitalouden rakentamisilmoituksen rakentamisluvan alaisesta työstä. |
Käytännön ilmoittamisen voi antaa valtuutetun tilitoimiston tehtäväksi. Ilmoitus annetaan silti varsinaisen tiedonantovelvollisen nimissä, joten vastuut ja aineiston toimittamisen aikataulu kannattaa sopia kirjallisesti.
Milloin 15 000 euron raja ylittyy?
Urakka- ja työntekijätietojen alaraja on yli 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa, mutta laskentatapa on erilainen.
Urakkatietojen sopimuskohtainen raja
Urakkatiedoissa tarkastellaan kunkin sopimuksen yhteenlaskettua kokonaisarvoa. Jos arvo on enintään 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa, ilmoitusta ei tarvitse antaa. Jos sopimus sisältää sekä työn että materiaalit, molemmat lasketaan mukaan kokonaisarvoon.
Useita peräkkäisiä ja keskeytymättömiä tai vain lyhyin keskeytyksin jatkuvia sopimuksia voidaan pitää raja-arvoa laskettaessa yhtenä sopimuksena. Velvollisuutta ei siis voi kiertää jakamalla samaa jatkuvaa työtä keinotekoisesti pienempiin tilauksiin.
Työntekijätietojen työmaakohtainen raja
Työntekijätiedoissa tarkastellaan rakennushankkeen työmaakohtaista kokonaisarvoa. Mukaan lasketaan rakennuttajan ulkopuolisilta tilaamien urakoiden arvo, mutta ei esimerkiksi rakennuttajan oman henkilöstön palkkakuluja.
Työntekijäilmoitus edellyttää lisäksi yhteistä rakennustyömaata. Sellainen eli yhteinen työmaa syntyy, kun työmaalla toimii samanaikaisesti tai peräkkäin useampi kuin yksi työnantaja tai itsenäinen työnsuorittaja. Kun edellytykset täyttyvät, tiedonantovelvollisuus alkaa heti ensimmäisen työntekijän aloittaessa työtehtävät. Työmaan ei tarvitse olla aidattu tai muulla tavoin fyysisesti rajattu, eivätkä eri toimijat välttämättä työskentele siellä samaan aikaan.
Ajantasainen alaraja ja ilmoitettavat tiedot on määritelty Verohallinnon päätöksessä rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta. Työntekijöitä koskeva tiedonantovelvollisuus liittyy tällaiseen työmaahan.
Mitä urakkatietoja ja y-tunnus ilmoitetaan?
Urakkailmoitus koskee tilaajalle tehtyä rakentamispalvelua, rakennustelineiden pystytys- tai purkutyötä sekä työvoiman vuokrausta näihin töihin. Rakentamispalvelua voivat olla esimerkiksi:
- uudis- ja korjausrakentaminen
- LVI- ja sähkötyöt osana rakentamista
- maa- ja vesirakentaminen sekä purkutyöt
- rakennustelineiden pystytys ja purku
- työvoiman vuokraus rakentamispalvelua varten.
Tavaran myynti ilman asennusta ei sellaisenaan kuulu ilmoitusvelvollisuuteen. Myöskään erikseen hankittu suunnittelu tai valvonta ei yleensä ole urakkailmoituksessa tarkoitettua rakentamispalvelua. Jos suunnittelu sisältyy samaan rakentamispalvelua koskevaan sopimukseen, se kuuluu kuitenkin ilmoitettavaan kokonaisuuteen.
Urakkailmoituksella annetaan tiedot muun muassa tilaajasta, urakoitsijasta, työmaasta tai sopimuksesta, urakan lajista, ilmoitusjakson euromäärästä sekä urakan alku- ja loppupäivästä. Ulkomaisesta urakoitsijasta tarvitaan suomalaisen tunnuksen puuttuessa ulkomainen tunnus, tunnuksen tyyppi, kotivaltio ja osoitetiedot. Pakolliset ja ehdollisesti pakolliset kentät on tarkistettava ajantasaisesta tietuekuvauksesta.
Urakkatiedot annetaan kuukaudelta, jolloin työ alkaa, sekä niiltä kuukausilta, joina urakoitsija laskuttaa sopimuksen perusteella. Jos raja-arvon tiedetään ylittyvän vasta työn aikana, ilmoittaminen alkaa siitä kuukaudesta. Aiemmilta kuukausilta tietoja ei tällöin tarvitse ilmoittaa takautuvasti.
Mitä työntekijätietoja yhteiseltä työmaalta ilmoitetaan?
Yhteisellä rakennustyömaalla toimiva yritys toimittaa omien työntekijöidensä tiedot päätoteuttajalle ennen työskentelyn alkamista. Muutoksista on ilmoitettava viipymättä. Päätoteuttaja kokoaa tiedot ja antaa kuukausittaisen työntekijäilmoituksen Verohallinnolle.
Ilmoitus kattaa kohdekuukauden aikana työmaalla työskennelleet:
- työntekijät
- vuokratyöntekijät
- itsenäiset työnsuorittajat
- työnantajat ja vuokratyön teettäjät.
Tilapäisesti tavaraa työmaalle kuljettavaa henkilöä ei ilmoiteta, jos hän ei osallistu rakennustyöhön. Työntekijästä ilmoitetaan tunnistetiedot ja työsuhteen laatu. Osa tietuekuvauksen tiedoista on ehdollisia tai vapaaehtoisia, joten esimerkiksi työtehtävää, kansalaisuutta tai tarkkoja työpäiviä ei pidä käsitellä kaikissa tilanteissa pakollisina.
Yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevällä on oltava näkyvissä kuvallinen henkilötunniste, jossa ovat muun muassa nimi ja veronumero. Henkilötunnusta ei merkitä näkyviin. Sähköinen kulunvalvonta voi helpottaa tiedonkeruuta, mutta kaikille työmaille ei ole yleistä reaaliaikaisen kulunvalvontajärjestelmän vaatimusta.
Milloin ja miten ilmoitus on annettava?
Urakka- ja työntekijätiedot annetaan kuukausittain viimeistään kohdekuukautta toiseksi seuraavan kuukauden 5. päivänä. Tammikuun tiedot ilmoitetaan siis viimeistään 5. maaliskuuta. Jos määräpäivä osuu viikonloppuun tai muulle pyhäpäivälle, se siirtyy seuraavaan arkipäivään.
Ilmoituksen voi antaa:
- OmaVerossa
- Ilmoitin.fi-palvelussa
- Verohallinnon paperilomakkeella.
Ohjelmiston tuottamat ilmoitustiedostot lähetetään Ilmoitin.fi-palvelun kautta. OmaVerossa tiedot täytetään verkkolomakkeelle. Valtuutetun tilitoimiston käyttäminen edellyttää asianmukaisia valtuuksia.
Virheen korjaaminen
Kohdekuukauden ensimmäinen ilmoitus on perusilmoitus, jolle muodostuu ilmoitustunniste. Jos ilmoituksessa on virhe tai puute, annetaan korvaava ilmoitus samalla tunnisteella. Korvaavalla ilmoituksella annetaan kaikki kyseisen ilmoituksen tiedot uudelleen oikeansisältöisinä.
Kokonaan virheellinen ilmoitus voidaan poistaa poistoilmoituksella. Sen jälkeen oikeat tiedot annetaan tarvittaessa uutena perusilmoituksena oikealle kohdekuukaudelle. Tietoja voi korjata, puuttuvan perusilmoituksen antaa ja ilmoituksen poistaa 48 kuukauden ajan kohdekuukauden määräpäivästä.
Taloyhtiöt, kotitaloudet ja ulkomaiset toimijat
Asunto-osakeyhtiö ja taloyhtiö
Asunto-osakeyhtiö toimii rakentamispalvelun tilaajana samoin periaattein kuin muutkin tilaajat. Se ilmoittaa yli 15 000 euron urakkasopimukset ilman arvonlisäveroa. Jos työmaa on yhteinen eikä päätoteuttajaa ole nimetty, rakennuttajana toimiva yhtiö vastaa myös työntekijätietojen ilmoittamisesta.
Kotitalouden rakentamisilmoitus
Yksityishenkilön menettely poikkeaa yritysten kuukausi-ilmoittamisesta. Kotitalouden on ilmoitettava kaikki rakentamisluvan alaiset työt ilman euromääräistä alarajaa. Ilmoitus annetaan viimeistään osittais- tai loppukatselmukseen mennessä.
Ilmoitus on annettava myös silloin, kun työ tehdään kokonaan itse tai talkootyönä. Tällöin ilmoitetaan rakennuskohteen tiedot ja se, ettei työstä ole maksettu vastiketta. Talkootyöntekijöiden nimiä ei tarvitse ilmoittaa.
Ulkomaiset yritykset ja työntekijät
Suomessa tehtävästä työstä ilmoitetaan myös ulkomaisten yritysten ja työntekijöiden tiedot Verohallinnon edellyttämässä laajuudessa. Ulkomaisen yrityksen rekisteröitymistarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Siihen vaikuttavat esimerkiksi kiinteän toimipaikan muodostuminen, työnantaja-asema ja arvonlisäverotuksen säännöt.
Rakentamisen raportointi liittyy usein myös rakennusalan käännettyyn arvonlisäverovelvollisuuteen, mutta kyse on erillisestä velvoitteesta, jonka soveltamisedellytykset on arvioitava erikseen.
Mitä laiminlyönnistä voi seurata?
Verohallinto voi määrätä tiedonantovelvollisuuden laiminlyönnistä enintään 15 000 euron laiminlyöntimaksun. Maksun määrä riippuu puutteen laadusta ja vakavuudesta.
Laiminlyönnin peruste | Enimmäismaksu |
|---|---|
Vähäinen virhe, jota ei korjata kehotuksesta; myöhästyminen ilman pätevää syytä; tiedot annetaan määräysten vastaisella tavalla | 2 000 euroa |
Ilmoitus on olennaisesti puutteellinen tai virheellinen, tai se annetaan vasta kehotuksen jälkeen | 5 000 euroa |
Ilmoitus jätetään kokonaan antamatta tai annetaan tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta olennaisesti vääränä | 15 000 euroa |
Alin mahdollinen laiminlyöntimaksu on 100 euroa. Tiedonantovelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa myös ennakkoperintärekisteristä poistamiseen, mutta laiminlyöntimaksu on ensisijainen seuraamus.
Päätoteuttajalle ei määrätä laiminlyöntimaksua tiedon puutteesta tai virheestä, jos syy johtuu työnantajasta tai itsenäisestä työnsuorittajasta eikä päätoteuttajan voida kohtuudella edellyttää tienneen virheestä. Päätoteuttajan on kuitenkin merkittävä työntekijäilmoitukselle yritys, joka ei ole toimittanut tietoja, ja ilmoitettava Verohallinnolle tiedoissa havaitsemastaan ilmeisestä virheestä.
Työntekijätietoja on säilytettävä kuusi vuotta työmaan valmistumisvuoden päättymisestä. Säilytysajan laskenta alkaa sen vuoden lopusta, jolloin työ on vastaanotettu ja luovutettu tilaajalle.
Käytännön toimintamalli pk-rakennusyritykselle
Selkeä kuukausirutiini vähentää virheitä ja kiirettä määräpäivän lähestyessä:
- Tunnista roolit. Kirjaa hankkeen tilaaja, rakennuttaja, päätoteuttaja ja aliurakoitsijat sopimuksiin.
- Tarkista raja-arvot. Seuraa urakkasopimuksia sopimuskohtaisesti ja työmaan kokonaisarvoa työntekijäilmoitusta varten.
- Sovi tiedonkeruusta. Määritä, kuka kerää urakka-, työmaa- ja työntekijätiedot ja milloin ne toimitetaan ilmoittajalle.
- Pidä tiedot ajan tasalla. Kerää työntekijätiedot ennen työskentelyn alkamista ja kirjaa muutokset viipymättä.
- Anna ja tarkista ilmoitus. Varmista ennen määräpäivää, että kaikki kohdekuukauden urakat ja työntekijät ovat mukana.
- Säilytä tunnisteet ja aineisto. Tallenna ilmoitustunnisteet korjauksia varten ja huolehdi työntekijätietojen säilytysajasta.
Ajantasainen yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta tukevat tiedonkeruuta, mutta työmaalta tarvittavat tiedot on silti koottava sovitulla tavalla.
Helsingissä toimiva Fin-Est Accounting palvelee rakennusalan yrityksiä Suomessa ja Virossa suomeksi, viroksi ja englanniksi. Fin-Est Accounting voi auttaa tiedonantoprosessin suunnittelussa sekä muodostaa, lähettää ja korjata urakka- ja työntekijäilmoituksia asiakkaan puolesta. Jokaisella asiakkaalla on oma henkilökohtainen kirjanpitäjä.
Kun haluat yhdistää rakentamisilmoitukset, kirjanpidon ja palkanlaskennan toimivaksi kokonaisuudeksi, tutustu Fin-Est Accountingin kirjanpito- ja taloushallintopalveluihin ja ota yhteyttä.