Yrittäjän arjessa voi tulla vastaan tilanteita, joissa yrityksen tavaraa tai palvelua käytetään muuhun kuin yrityksen verolliseen liiketoimintaan. Silloin kannattaa pysähtyä miettimään, voiko kyse olla oman käytön ALV:stä.
Oman käytön arvonlisävero ei ole rangaistus, vaan arvonlisäverotuksen korjausmekanismi. Jos yritys on saanut tehdä hankinnasta ALV-vähennyksen, mutta tavara tai palvelu siirtyy myöhemmin esimerkiksi yrittäjän yksityiseen käyttöön tai muuhun vähennykseen oikeuttamattomaan käyttöön, arvonlisävero voi tulla suoritettavaksi omaan käyttöön ottamisen perusteella.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä oman käytön ALV tarkoittaa, millaisissa tilanteissa se voi nousta esiin, miten tavarat ja palvelut eroavat toisistaan ja miksi dokumentointi on yrittäjälle tärkeää.
Mikä on oman käytön ALV?
Oman käytön ALV tarkoittaa tilannetta, jossa yrityksen tavara tai palvelu otetaan pois verollisen liiketoiminnan käytöstä ja käytetään esimerkiksi yksityisesti, henkilöstön hyväksi, lahjana tai sellaisessa toiminnassa, joka ei oikeuta arvonlisäveron vähennykseen. Käytännössä oman käytön verotus voi tulla vastaan, kun omaan käyttöön otetusta tavaran tai palvelun käytöstä on suoritettava arvonlisäveroa.
Keskeinen kysymys on yleensä tämä: onko hankinnasta tehty ALV-vähennys, ja käytetäänkö tavaraa tai palvelua myöhemmin johonkin muuhun kuin vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan? Oman käytön veroa maksetaan tavaroista ja palveluista vain silloin, kun hankintaan sisältyvä arvonlisäveroa on voitu vähentää.
Jos tavara tai palvelu on jo alun perin hankittu yksityiskäyttöön tai muuhun vähennyskelvottomaan tarkoitukseen, ALV-vähennystä ei lähtökohtaisesti olisi pitänyt tehdä. Silloin oman käytön ALV ei yleensä synny samalla tavalla, koska vähennystä ei ole korjattavana. Oman käytön veroa ei suoriteta myöskään silloin, jos tavara on alun perin hankittu yksityiskäyttöön tai verottomaan käyttöön.
Milloin oman käytön ALV voi tulla vastaan?
Oman käytön ALV liittyy usein tavallisiin arjen tilanteisiin. Siksi se voi jäädä helposti huomaamatta, jos yrityksen ja yksityisen käytön raja ei ole selkeä.
Tyypillisiä esimerkkejä ovat:
- yrityksen tavaroita siirretään yrittäjän tai perheen yksityiseen käyttöön, jolloin oman käytön veroa maksetaan tavaroista
- varastosta otetaan tuotteita lahjaksi ilman normaalia myyntiä
- yrityksen kalustoa käytetään yksityiseen tarkoitukseen
- rakennusmateriaaleja käytetään yrittäjän omassa kohteessa
- yrityksen työntekijät tekevät työtä omistajan yksityiseen käyttöön
- samaa ohjelmistoa, laitetta tai palvelua käytetään sekä yrityksessä että yksityisesti
- tavara tai palvelu siirtyy verollisesta liiketoiminnasta verottomaan tai vähennyskelvottomaan käyttöön
Oman käytön arvonlisävero syntyy, kun yritys siirtää tavaran pois verollisen liiketoiminnan piiristä yksityiskäyttöön, ja veroa tulee suorittaa myös silloin, kun käyttö ei enää kohdistu liiketoimintaan.
Kaikki sekakäyttö ei automaattisesti tarkoita samaa lopputulosta. Olennaista on selvittää, mihin käyttöön hankinta on tehty, miten sitä käytetään käytännössä ja miten ALV-vähennys on alun perin käsitelty.
Miksi oman käytön verotuksella on merkitystä?
Arvonlisäverotuksessa yritys saa vähentää hankintoihin sisältyvää ALV:tä silloin, kun hankinta liittyy vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan. Jos hankinta siirtyy myöhemmin yksityiseen tai muuhun vähennyskelvottomaan käyttöön, aiempi vähennys voi vääristää lopputulosta.
Oman käytön verotuksen tarkoitus on estää tilanne, jossa yrityksen kautta tehty hankinta tuottaa perusteetonta veroetua verrattuna yksityiseen kulutukseen. Käytännössä kyse on siitä, että ALV-käsittely vastaa hyödykkeen todellista käyttötarkoitusta.
Yrittäjän näkökulmasta aihe on tärkeä erityisesti siksi, että oman käytön tilanteet näkyvät usein vasta jälkikäteen. Jos dokumentointi on puutteellista, voi olla vaikea osoittaa, miten tavaraa tai palvelua on käytetty ja miksi ALV on käsitelty tietyllä tavalla.
Tavaran ottaminen omaan käyttöön
Tavaran oma käyttö voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yrityksen varastossa, kalustossa tai käyttöomaisuudessa oleva tavara siirtyy yrittäjän, perheen, henkilöstön tai muun yrityksen ulkopuolisen tahon käyttöön ilman normaalia myyntiä. Jos tavara on hankittu myyntiä varten mutta se otetaan muuhun käyttöön, oman käytön verotus voi tulla sovellettavaksi.
Tavaran kohdalla yrittäjän kannattaa tarkistaa ainakin:
- onko tavara ostettu yrityksen verolliseen liiketoimintaan
- onko ostosta tehty ALV-vähennys
- onko käyttötarkoitus muuttunut
- onko tavara luovutettu vastikkeetta
- onko kyse yksityisestä, henkilöstön tai muusta vähennyskelvottomasta käytöstä
- miten tavaran veron perusteen ja käyttö voidaan dokumentoida
Esimerkiksi rakennusalan yrityksessä oman käytön kysymys voi nousta esiin, jos yrityksen materiaaleja käytetään yrittäjän omaan vapaa-ajan kohteeseen. Tavaran oman käytön veron perusteena on yleensä ostohinta tai sitä alempi todennettavissa oleva arvo, eli veron peruste on ostohinta tai kustannukset. Kaupan alalla vastaava tilanne voi syntyä, jos myymälän tuotteita annetaan lahjoina tai siirretään yrittäjän henkilökohtaiseen käyttöön.
Palvelun ottaminen omaan käyttöön
Palvelun oma käyttö voi olla hieman vaikeampi hahmottaa kuin tavaran oma käyttö, koska palvelu ei aina näy varastossa tai fyysisenä esineenä. Kyse voi olla esimerkiksi yrityksen henkilöstön työpanoksesta, asiantuntijapalvelusta, siivouksesta, remontista, IT-työstä tai muusta palvelusta, joka käytetään muuhun kuin yrityksen verolliseen liiketoimintaan.
Palvelujen kohdalla kannattaa selvittää:
- onko palvelu ostettu vai tuotettu itse
- onko ostetusta palvelusta tehty ALV-vähennys ja onko palvelu hankittu verollisen liiketoiminnan yhteydessä
- myykö yritys vastaavia palveluja ulkopuolisille
- käytetäänkö palvelua yksityisesti, henkilöstön hyväksi tai muussa vähennyskelvottomassa toiminnassa
- miten työaika, materiaalit ja muut kustannukset on dokumentoitu
Ostetun palvelun oman käytön verotus edellyttää, että palvelu on ollut vähennyskelpoinen.
Rakennus- ja remonttialalla palvelun oma käyttö voi nousta esiin esimerkiksi silloin, kun yrityksen työntekijät tekevät työtä yrittäjän omassa asunnossa tai vapaa-ajan kiinteistössä. Tällöin materiaalien lisäksi myös työn ja muiden kustannusten käsittely kannattaa käydä läpi kirjanpitäjän kanssa.
Rakentamispalvelut ja oman käytön ALV
Rakennusalalla oman käytön ALV voi tulla vastaan erityisen helposti, koska sama yritys voi ostaa materiaaleja, käyttää omaa työvoimaa, tehdä aliurakointia ja toteuttaa kohteita, joiden ALV-käsittely vaihtelee tilanteen mukaan.
Rakentamispalvelun oman käytön arvonlisävero voi tulla arvioitavaksi esimerkiksi silloin, kun rakentamispalvelua ei myydä ulkopuoliselle tavanomaisena laskutettavana palveluna, vaan sitä käytetään yrityksen omassa tai vähennykseen oikeuttamattomassa tarkoituksessa. Rakennusalan yritykset voivat joutua maksamaan oman käytön veroa myös itse suoritetuista palveluista, ja arvonlisäverolain säännökset ohjaavat tulkintaa näissä tilanteissa. AVL:n mukaan veron suorittaminen tulee ajankohtaiseksi rakennustöiden alkaessa. Verohallinnon ohjeissa rakentamispalvelun omaa käyttöä käsitellään erikseen, joten rakennusalan yrittäjän ei kannata ratkaista asiaa pelkän yleisen nyrkkisäännön perusteella. Rakentamispalvelun veron perusteena ovat välittömät ja välilliset kustannukset eli aiheutuneet välittömät ja välilliset kustannukset.
Jos yrityksesi toimii rakennusalalla, myös käänteinen ALV rakennusalalla voi liittyä samoihin kokonaisuuksiin. Käänteinen arvonlisäverovelvollisuus ja oman käytön ALV ovat kuitenkin eri asioita, joten niiden käsittely kannattaa pitää kirjanpidossa selkeästi erillään.
Mistä oman käytön veron peruste lasketaan?
Oman käytön veron peruste riippuu tilanteesta. Tavaran kohdalla lähtökohtana voi olla ostohinta tai muu dokumentoitavissa oleva arvo. Itse tuotetun palvelun tai rakentamispalvelun kohdalla huomio voi siirtyä kustannuksiin, kuten materiaaleihin, työhön ja muihin kohteeseen liittyviin kuluihin, jolloin kulut on hyvä erottaa niin, että hankkeelle voidaan kohdistaa suoraan vain ne erät, jotka liittyvät kyseiseen kohteeseen, ja muut käsitellään välillisinä.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä tästä liian monimutkaista yksin. Tärkeintä on, että laskennan perusteet ovat johdonmukaiset ja jälkikäteen ymmärrettävät. Kirjanpitoon kannattaa tallentaa tieto siitä:
- mikä tavara tai palvelu on otettu omaan käyttöön
- milloin käyttötarkoitus muuttui
- mihin käyttöön hyödyke siirtyi
- miten arvo tai kustannusperuste määritettiin
- miten ALV-käsittely näkyy kirjanpidossa ja ilmoituksella
Välillisiä kustannuksia voivat olla esimerkiksi hallinto- ja varastohenkilöstön maksetut palkat. Mukaan voidaan ottaa huomioon myös muut yleiskulut osana välillisten kustannusten arviointia. Välillisten kustannusten osuus lasketaan näin ollen joko kaikista kustannuksista tai liikevaihdon suhteessa, ja laskentatapa voi vaihdella yrityksittäin.
Jos kyse on suuresta hankinnasta, rakentamisesta, kiinteistöstä tai sekakäytöstä, laskentaperuste kannattaa tarkistaa ennen ilmoittamista. Näin vältetään se, että ALV käsitellään liian kevyesti tai toisaalta tarpeettoman raskaasti.
Vähäinen oma käyttö
Verohallinnon ohjeissa käsitellään myös vähäistä omaa käyttöä. Pienissä tilanteissa oman käytön veroa ei aina tarvitse suorittaa, jos kyse on hyvin vähäisestä määrästä ja soveltamisedellytykset täyttyvät; vähäisestä omasta käytöstä, alle 850 euroa vuodessa, ei makseta veroa.
Tätä sääntöä ei kuitenkaan kannata soveltaa automaattisesti kaikkiin yrityksiin tai kaikkiin yhtiömuotoihin. Jos oman käytön määrä, käyttötarkoitus tai yritysmuoto herättää kysymyksiä, tarkista asia kirjanpitäjältä tai Verohallinnon ajantasaisista ohjeista.
Käytännön vinkki: älä rakenna yrityksen ALV-käsittelyä sen varaan, että oma käyttö on ”varmaan vähäistä”. Kirjaa tapahtumat ylös, arvioi kokonaisuus ja tee päätös dokumentoidusti.
Dokumentointi ratkaisee paljon
Oman käytön ALV:n kannalta dokumentointi on usein tärkeämpää kuin yksittäinen täydellinen muistisääntö. Jos tositteista ei näy, mihin tavara tai palvelu on käytetty, myöhempi selvittäminen voi olla työlästä.
Hyvä dokumentointi vastaa ainakin näihin kysymyksiin:
- mitä hankittiin
- mihin käyttöön hankinta alun perin tehtiin
- tehtiinkö hankinnasta ALV-vähennys
- milloin käyttötarkoitus muuttui
- mikä osa käytöstä oli liiketoimintaa ja mikä muuta käyttöä
- miten arvo tai kustannusperuste arvioitiin
- kuka teki päätöksen tai kirjauksen
Jos käyttö jakautuu yrityksen ja yksityisen käytön välillä, jako kannattaa kuvata selkeästi. Esimerkiksi ajoneuvojen, työkalujen, ohjelmistojen ja kiinteistöihin liittyvien kulujen kohdalla sekakäyttö voi muuten jäädä epäselväksi.
Hyvä osakeyhtiön kirjanpito auttaa tekemään tällaiset tilanteet näkyviksi. Kun kirjaukset, tositteet ja päätökset ovat järjestyksessä, oman käytön ALV ei jää pelkän muistin varaan.
Miten oman käytön ALV ilmoitetaan?
Oman käytön arvonlisävero ilmoitetaan osana yrityksen normaalia kausiveroilmoitusta. Käytännössä kirjanpitoon tehdään tarvittavat kirjaukset, ja suoritettava vero sisällytetään oikeaan kohtaan ALV-ilmoituksella.
Ennen ilmoittamista yrittäjän kannattaa tarkistaa:
- Onko hankinnasta tehty ALV-vähennys?
- Onko tavara tai palvelu siirtynyt vähennyskelvottomaan käyttöön?
- Mikä on tapahtuman oikea ajankohta?
- Miten veron peruste määritetään?
- Onko dokumentaatio riittävä?
- Onko kyse tavarasta, palvelusta, rakentamispalvelusta tai kiinteistöihin liittyvästä tilanteesta?
Tarkista myös oikea verokanta, joka voi olla esimerkiksi 25,5 prosenttia tai 14 prosenttia.
Jos olet epävarma, älä tee arvausta kiireessä. Oman käytön ALV voidaan usein ratkaista selkeästi, kun kirjanpitäjällä on käytössään ostotositteet, käyttöä koskevat tiedot ja kuvaus siitä, miksi käyttötarkoitus muuttui.
Yleisimmät virheet oman käytön ALV:ssä
Oman käytön ALV unohtuu usein siksi, että kyse ei näytä ulospäin myynniltä. Rahaa ei välttämättä liiku, laskua ei synny ja tavara tai palvelu vain ”siirtyy käyttöön”. Arvonlisäverotuksessa tällainenkin muutos voi kuitenkin olla merkityksellinen.
Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi:
- yrityksen tavaroita otetaan yksityiseen käyttöön ilman kirjausta
- varaston tuotteita annetaan lahjaksi ilman ALV-käsittelyn arviointia
- työntekijöiden työpanosta käytetään omistajan yksityiseen kohteeseen
- yrityksen ajoneuvon tai laitteen käyttö muuttuu, mutta dokumentointi ei päivity
- rakennusmateriaalien käyttöä ei eroteta työmaakohteiden ja yksityisen käytön välillä
- sekakäytön prosentteja ei perustella millään tavalla
- oman käytön ALV käsitellään vasta tilikauden lopussa ilman riittäviä tositteita
Näitä tilanteita voi ehkäistä yksinkertaisella sisäisellä säännöllä: jos yrityksen tavara, palvelu tai työntekijän työpanos menee muuhun kuin normaaliin laskutettavaan tai verolliseen liiketoimintaan, asia merkitään ylös ja tarkistetaan kirjanpitäjältä.
Milloin tilitoimiston apu on hyödyllistä?
Tilitoimiston apu on erityisen hyödyllistä silloin, kun kyse on suuremmista summista, rakentamispalveluista, kiinteistöistä, ajoneuvoista, sekakäytöstä tai tilanteesta, jossa yrityksen ja yksityisen käytön raja ei ole selvä.
Kirjanpitäjä voi auttaa esimerkiksi:
- tunnistamaan, voiko kyse olla oman käytön ALV:stä
- arvioimaan, miten tapahtuma kirjataan
- kokoamaan tarvittavat tositteet
- dokumentoimaan käyttötarkoituksen muutoksen
- erottamaan tavaran, palvelun ja rakentamispalvelun tilanteet toisistaan
- varmistamaan, että ALV-ilmoitus vastaa kirjanpidon tietoja
Jos oman käytön ALV liittyy kalustoon tai pitkäaikaisiin hankintoihin, myös kaluston poisto kirjanpidossa voi olla yrittäjälle hyödyllinen aihe, koska sama hankinta voi vaikuttaa sekä kirjanpitoon että verotukseen useamman vuoden ajan.
Miten Fin-Est Accounting voi auttaa?
Fin-Est Accounting Oy on Helsingissä ja pääkaupunkiseudulla toimiva täyden palvelun tilitoimisto. Yritys tarjoaa pk-yrityksille kirjanpidon, tilinpäätösten, veroneuvonnan, reskontrapalveluiden, palkanlaskennan ja laskutuksen palveluita. Palvelua saa suomeksi ja viroksi.
Fin-Est Accountingin palvelut voivat auttaa yrittäjää pitämään ALV-käsittelyn ja siihen liittyvän dokumentoinnin järjestyksessä. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tositteiden läpikäyntiä, kirjaustavan suunnittelua, ALV-ilmoituksen tarkistamista ja yrittäjän neuvomista siinä, milloin käyttötarkoituksen muutos kannattaa ottaa erikseen puheeksi.
Oman käytön ALV ei ole mahdoton aihe, mutta sitä ei kannata sivuuttaa. Kun yrityksen ja yksityisen käytön raja dokumentoidaan ajoissa, verotus pysyy selkeämpänä ja kirjanpito tukee paremmin yrittäjän päätöksentekoa.
Jos oman käytön ALV, kirjanpito tai muu taloushallinnon kysymys mietityttää, voit ottaa yhteyttä Fin-Est Accountingiin yhteydenottosivun kautta.