Kirjanpitäjälle toimitetaan kaikki yrityksen liiketoimintaan liittyvä aineisto: myynti- ja ostolaskut, kuitit, matka- ja palkka-aineistot, tiliotteet sekä rahoitukseen liittyvät asiakirjat. Pelkät lompakkoon kertyneet kuitit eivät siis riitä.
Kun aineisto on täydellinen ja selkeästi järjestetty, kirjanpitäjä pystyy kohdistamaan tapahtumat oikein ja kysymään lisätietoja ajoissa. Tästä oppaasta saat käytännöllisen tarkistuslistan osakeyhtiön kirjanpitoaineiston kokoamiseen.
Mikä on tosite sähköisessä muodossa ja miksi sillä on väliä?
Tosite on asiakirja tai muu aineisto, joka todentaa yrityksen liiketapahtuman. Kirjanpidon kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai muuten yksilöityyn tositteeseen. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden pitää olla helposti todettavissa.
Tosite voi olla esimerkiksi kuitti, lasku, sopimus, tiliote tai matkalasku. Joskus yksi tosite muodostuu useasta asiakirjasta, kuten laskusta ja sitä täydentävästä sopimuksesta tai tilausvahvistuksesta.
Tositteesta olisi käytännössä hyvä selvitä ainakin:
- tapahtuman päivämäärä
- myyjä tai muu tositteen antaja
- mitä on ostettu tai myyty
- tapahtuman rahamäärä
- liiketoiminnallinen tarkoitus, jos se ei käy muuten ilmi
- tarvittavat verotiedot.
Laskujen tarkat tietovaatimukset riippuvat tapahtumasta, ja joissakin tilanteissa voidaan käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä. Verohallinnon ohjeesta voi tarkistaa ajantasaiset laskumerkinnät arvonlisäverotuksessa.
Tosite voi olla paperinen tai sähköinen. Olennaista on, että aineisto säilyy luettavana ja sen yhteys kirjanpitoon voidaan todentaa. Selkeä valokuva paperikuitista voi toimia sähköisenä tositteena, kun kaikki tiedot näkyvät kuvassa.
Myynnin tositteet: tosite voi olla esimerkiksi lasku, kuitti tai raportti
Myyntiaineisto osoittaa, mistä yrityksen tulot ovat muodostuneet. Siihen kuuluvat yrityksen toimintatavasta riippuen esimerkiksi:
- kotimaan ja ulkomaan myyntilaskut
- käteismyyntikuitit ja kassaraportit
- verkkokaupan ja maksunvälittäjien myyntiraportit
- hyvityslaskut
- omaisuuden myyntiin liittyvät kauppakirjat ja muut asiakirjat.
Toimita myös laskuluettelot ja tiedot poikkeavista myynneistä. Jos lasku ei yksin kuvaa myytyä tuotetta tai palvelua riittävän tarkasti, liitä mukaan sopimus, tilausvahvistus tai muu sisältöä täydentävä asiakirja.
Rakennusalan yrityksessä aineistoon voi kuulua myös urakkasopimuksia ja työvaiheraportteja. Ne auttavat kohdistamaan myynnin oikealle projektille ja kaudelle. Jos laskutukseen liittyy käänteinen ALV, toimita kirjanpitäjälle myös käsittelyn arvioinnissa tarvittavat tiedot myydystä palvelusta ja ostajasta.
Ostolaskut ja kulutositteet: huomioi veron määrä
Ostoaineistosta ja muista kirjanpidon dokumentit pitää selvitä, mitä yritys on hankkinut ja miten hankinta liittyy liiketoimintaan. Tavallisia ostotositteita ovat:
- ostolaskut ja verkkokauppaostojen kuitit
- vuokra-, sähkö- ja muut sopimusperusteiset laskut
- koneiden, laitteiden ja työvälineiden hankinta-asiakirjat
- mainonnan ja markkinoinnin laskut
- alihankinta- ja materiaalilaskut.
Pelkkä maksupäätteen kuitti ei aina kerro, mitä on ostettu. Pyydä silloin myyjältä eritelty kuitin tiedot sisältävä kuitti tai lasku, josta pitää käydä ilmi ostoksen sisältö. Jos kulun käyttötarkoitus ei ole selvä, lisää lyhyt selite, kuten ”työmaa X, tarvikkeet” tai ”työmaapalaverin tarjoilu”.
Rakennusalalla alihankintalaskujen, materiaalien ja vuokrattujen koneiden projektitiedot helpottavat kulujen kohdistamista. Toimita laskun mukana olennaiset liitteet, mikäli niissä on kirjanpidon käsittelyyn vaikuttavaa tietoa.
Käteis-, kortti- ja pankkiaineisto
Käteis- ja korttiostoksista puuttuu helposti kuittien tietoihin perustuva tosite. Tyypillisiä esimerkkejä ovat polttoaine, pysäköinti, pienet tarvikkeet ja työmaalla tehdyt ostokset. Kuvaa kuitti heti sähköisessä muodossa, kun sen tiedot ovat vielä luettavissa, ja toimita se suoraan kirjanpitäjälle tai järjestelmään sekä lisää tarvittaessa selite ostoksen tarkoituksesta.
Yrityskortin korttilasku osoittaa maksun, mutta ostoksen sisällön todentamiseen tarvitaan tavallisesti myös eritelty kuitti tai lasku. Sama periaate koskee tiliotetta: viralliset tiliotteet toimivat tositteena rahanliikkeille, mutta pankkitapahtuman yhteyteen tarvitaan myös aineisto, joka kertoo, mihin tapahtuma perustuu.
Pankki- ja rahoitusaineistoon kuuluvat tilanteen mukaan:
- tiliotteet yrityksen kaikista pankkitileistä
- luottokorttilaskut
- lainatilien tiliotteet
- lainasopimukset ja maksusuunnitelmat
- maksuliikenteen koontiraportit.
Vältä yrityksen varojen käyttämistä yksityisiin menoihin. Jos osakeyhtiön kortilla tai tililtä on kuitenkin maksettu yksityinen ostos, ilmoita siitä heti kirjanpitäjälle. Osakeyhtiön osakas ei voi käsitellä yhtiön varoja verovapaana yksityisnostona, vaan oikea käsittely arvioidaan tilanteen perusteella.
Matka- ja kululaskut
Työmatkaan liittyvät korvaukset eivät perustu pelkkiin kuitteihin, vaan matkalaskuun ja sitä täydentäviin tositteisiin. Matkalaskusta tulee selvitä:
- matkustajan nimi
- matkan tarkoitus ja kohde
- tarvittaessa matkareitti
- käytetty kulkuneuvo
- matkan alkamis- ja päättymisajat
- kilometrikorvausta haettaessa ajettu kilometrimäärä ja yksikköhinta.
Liitä matkalaskuun esimerkiksi matkaliput, majoituslaskut ja pysäköintitositteet. Kululaskua käytetään, kun työntekijä on maksanut yritykselle kuuluvan kulun omista varoistaan. Tällöin kuitti tai muu selvitys liitetään kululaskuun.
Merkitse aina, mihin matkaan, työtehtävään tai projektiin kulu liittyy. Fin-Est Accounting tarjoaa kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelua sekä sopii aineiston käytännön käsittelystä asiakkaan kanssa.
Palkat ja muu henkilöstöaineisto
Palkanlaskentaa ja henkilöstökuluja varten tarvittava aineisto riippuu yrityksen tilanteesta. Siihen voi kuulua esimerkiksi:
- palkkalaskelmat ja palkkakirjanpidon raportit, jotka osoittavat maksetut palkat ja työnantajamaksut
- tunti- ja poissaolotiedot
- työsopimukset ja tiedot työsuhteen muutoksista
- palkkio- ja provisiosopimukset
- hallituksen kokouspalkkioita koskevat päätökset
- matka- ja kululaskut liitteineen.
Palkkoihin liittyvien maksujen pitää olla yhdistettävissä palkka-aineistoon ja tiliotteen tapahtumiin osana taloushallinnon kokonaisuutta. Toimita muutokset ja hyväksytyt tiedot sovitussa aikataulussa, jotta palkanlaskenta ja siihen liittyvät ilmoitukset voidaan hoitaa ajallaan.
Fin-Est Accounting tarjoaa palkanlaskentapalvelua, jonka käytännön työnjaosta sovitaan yrityksen tarpeiden mukaan.
Mitä tehdä, jos tosite puuttuu tai on epäselvä?
Pyydä ensisijaisesti myyjältä uusi kuitti tai laskukopio; alkuperäistä kuittia ei tarvita, vaan kopio riittää. Jos ulkopuolista tositetta ei ole mahdollista saada, tapahtuma voidaan kirjanpitoa varten todentaa yrityksen itse laatimalla ja asianmukaisesti varmennetulla muistiotositteella.
Kirjaa muistiotositteeseen mahdollisimman täsmällisesti:
- mitä ostettiin tai myytiin
- tapahtuman ajankohta ja osapuolet
- summa ja maksutapa
- liiketoiminnallinen tarkoitus
- tositteen laatija ja laatimispäivä
- syy siihen, miksi alkuperäinen tosite puuttuu.
Muistiotosite ei automaattisesti osoita, että kulu tai arvonlisävero on verotuksessa vähennyskelpoinen. Toimita kirjanpitäjälle itse tehty selvitys, joka arvioi asian käytettävissä olevan aineiston perusteella.
Jos tosite on olemassa mutta epäselvä, näin lisää siihen lyhyt kuvaus. Esimerkiksi ”työmaa X, kiinnitystarvikkeet” kertoo enemmän kuin vain pelkkä maksutapahtuma. Mitä nopeammin epäselvyys selvitetään, sitä helpompi tiedot on vielä tarkistaa.
Milloin ja miten aineisto toimitetaan kirjanpitäjälle (y tunnus)?
Sovi kirjanpitäjän kanssa säännöllinen toimitusaikataulu, joka jättää riittävästi aikaa yrityksen ilmoitus- ja raportointivelvoitteiden hoitamiseen. Monessa yrityksessä aineisto toimitetaan kuukausittain, mutta sopiva rytmi riippuu yrityksen tilanteesta ja velvoitteista. Ennen toimittamista tositteet kannattaa järjestää aikajärjestykseen ja tositelajeittain.
Toimita myös ne liiketoimintaan liittyvät asiakirjat, joiden kirjanpidollisesta käsittelystä et ole varma, myös eri tilanteista tai aineistoryhmistä. Kirjanpitäjäsi ratkaisee, mitä aineistoa kirjaukseen tarvitaan.
Aineistoryhmä | Esimerkkejä |
|---|---|
Myyntiaineisto | Myyntilaskut, kassaraportit, hyvityslaskut |
Ostot ja kulut | Ostolaskut, kuitit, sopimukset ja liitteet |
Matka- ja kululaskut | Matkalaskut, liput ja muut kulutositteet |
Palkka-aineisto | Tunti- ja palkkatiedot, sopimukset ja päätökset |
Pankki- ja rahoitusaineisto | Tiliotteet, korttilaskut ja lainasopimukset |
Nimeä sähköiset tiedostot selkeästi esimerkiksi päivämäärän, toimittajan ja laskunumeron mukaan johdonmukaisella tavalla. Kuvaa kuitit kokonaisina ja luettavina. Yksi kuitti kuvassa helpottaa aineiston käsittelyä. Aineistoa voi toimittaa myös sovitun sähköisen ratkaisun avulla ilman paperien kokoamista yhteen paikkaan. Sovi Fin-Est Accountingin kanssa turvallinen toimitustapa ja käytännön työnjako.
Kirjanpitolain mukaan tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on pääsääntöisesti säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Kirjanpitolaki edellyttää, että tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista, eli pysyvämmin säilytettävät aineistot, säilytetään pääsääntöisesti vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä myös sähköisessä muodossa. Muu lainsäädäntö tai sopimus voi edellyttää pidempää säilytysaikaa. Lue lisää kirjanpitoaineiston säilytyksestä.
Haluatko varmistaa, että yrityksesi tositteet ovat kunnossa?Lue lisää palveluistamme ja ota yhteyttä – sovitaan yhdessä juuri sinulle sopiva tapa hoitaa kirjanpidon aineisto.