Yritys tarvitsee kirjanpitäjän käytännössä silloin, kun taloushallinnon vaatima aika, osaaminen tai tarkkuus alkaa viedä huomiota varsinaiselta liiketoiminnalta. Jokaisen yrityksen on järjestettävä kirjanpitonsa, mutta yrittäjä voi hoitaa sen itse tai antaa työn kirjanpitäjälle.
Kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan ajoissa etenkin silloin, kun yritys on osakeyhtiö, toiminta kasvaa, palkkoja aletaan maksaa tai arvonlisäveron käsittely monimutkaistuu. Fin-Est Accounting palvelee Uudenmaan pk-yrityksiä ja tuntee myös rakennusalan taloushallinnon erityiskysymyksiä.
Vastaus nopeasti: 7 merkkiä kirjanpitäjän tarpeesta
Seuraavat tilanteet kertovat, että kirjanpidon ulkoistamista kannattaa harkita:
- Yritys toimii osakeyhtiönä. Osakeyhtiön kirjanpito on kahdenkertaista, ja siihen liittyvät tilinpäätös sekä veroilmoitus. Kirjanpitäjän käyttäminen ei ole pakollista, mutta ammattilaisen tuki on usein hyödyllinen heti alusta.
- Liikevaihto ylittää arvonlisäverotuksen vähäisen toiminnan rajan. Yrityksen on yleensä rekisteröidyttävä arvonlisäverovelvolliseksi, jos kuluvan tai edellisen kalenterivuoden liikevaihto ylittää 20 000 euroa. Arvonlisäverotukseen liittyy myös toiminta- ja tilannekohtaisia poikkeuksia.
- Tositteita kertyy paljon. Ostolaskujen, myyntilaskujen, kuittien ja pankkitapahtumien käsittely vaatii säännöllistä työskentelyä.
- Yritys maksaa palkkoja. Palkanlaskenta tuo mukanaan ilmoituksia, sivukuluja ja muita työnantajan velvoitteita.
- Toimintaan liittyy rakentamisen käännetty arvonlisävero. Oikea käsittely edellyttää sekä myydyn palvelun että ostajan aseman arviointia.
- Kirjanpito jää jälkeen tai aiheuttaa epävarmuutta. Viivästykset ja puutteelliset tiedot vaikeuttavat ilmoittamista ja yrityksen talouden seuraamista.
- Liiketoiminta kasvaa. Useat asiakkaat, projektit, työmaat tai työntekijät lisäävät taloushallinnon työmäärää ja vaativat selkeää vastuunjakoa.
Kirjanpitäjän tarvetta ei siis ratkaise yksi euromäärä tai tositteiden määrä. Olennaista on, pystyykö yrittäjä hoitamaan velvoitteet ajallaan ja saamaan kirjanpidosta luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi.
Mitä kirjanpito tarkoittaa pk-yritykselle käytännössä?
Kirjanpidossa yrityksen tulot, menot, varat, velat ja rahoitustapahtumat kirjataan järjestelmällisesti. Sen perusteella muodostuvat esimerkiksi talousraportit, tilinpäätös ja veroilmoitukset. Kirjanpito myös erottaa yrityksen rahat yrittäjän omista varoista.
Osakeyhtiön kirjanpito on aina kahdenkertaista. Luonnollinen henkilö voi tietyin ehdoin pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Tämä on mahdollista, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy:
- taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto on yli 200 000 euroa
- palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Kirjanpito ei ole vain viranomaisilmoituksia varten. Ajantasaiset tiedot auttavat seuraamaan esimerkiksi kassaa, kannattavuutta, asiakkaiden maksuja ja yrityksen kustannuksia. Rakennusyrityksessä olennaisia voivat olla työkaluhankinnat, aliurakoitsijoiden laskut, maksuerät ja projektikohtainen kustannusseuranta.
Milloin kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan yrityksen alkuvaiheessa?
Kirjanpitoasiat on hyvä järjestää ennen kuin sopimuksia, ostoja ja myyntiä alkaa kertyä. Varhainen yhteistyö helpottaa toimintatapojen sopimista ja vähentää myöhemmin tehtävän selvitystyön tarvetta.
Kirjanpitäjästä voi olla hyötyä jo seuraavissa tilanteissa:
- Yritysmuotoa suunniteltaessa. Toiminimi ja osakeyhtiö eroavat toisistaan muun muassa kirjanpidon, verotuksen ja vastuiden kannalta.
- Arvonlisävero- ja työnantajarekistereihin ilmoittauduttaessa. Rekisteröintitarve kannattaa arvioida yrityksen suunnitellun toiminnan perusteella.
- Ensimmäisiä hankintoja kirjattaessa. Työkalujen, auton ja laitteiden poistot on käsiteltävä asianmukaisesti kirjanpidossa.
- Tilikauden ja taloushallinnon käytäntöjä sovittaessa. Samalla voidaan määrittää, miten tositteet toimitetaan ja kuka vastaa mistäkin tehtävästä.
- Ensimmäistä työmaata tai aliurakointisopimusta valmisteltaessa. Rakennusalalla laskutukseen ja ilmoituksiin voi liittyä erityisiä vaatimuksia heti toiminnan alussa.
Verohallinto suosittelee yritystä perustavaa yrittäjää käyttämään tilitoimistoa tai osaavaa kirjanpitäjää. Vastuu kirjanpidon järjestämisestä sekä ilmoitusten ja maksujen hoitamisesta säilyy yrityksellä myös silloin, kun työ ulkoistetaan.
Kasvun merkit: milloin itse hoidettu kirjanpito alkaa kuormittaa?
Liiketoiminnan kasvaessa kirjanpidon työmäärä lisääntyy usein huomaamatta. Yrittäjä saattaa käyttää iltoja tositteiden järjestämiseen, vaikka saman ajan voisi käyttää asiakkaisiin, henkilöstöön tai työn johtamiseen.
Ulkoistamista kannattaa harkita, kun:
- osto- ja myyntilaskujen määrä kasvaa
- useita projekteja tai työmaita on käynnissä samanaikaisesti
- henkilöstömäärä kasvaa ja palkanlaskenta laajenee
- maksujen, saatavien ja kassatilanteen seuranta vaikeutuu
- määräajat tai puuttuvat tositteet aiheuttavat toistuvasti kiirettä.
Kirjanpitäjän kanssa voidaan sopia selkeästi, mitkä tehtävät kuuluvat yrittäjälle ja mitkä tilitoimistolle. Näin yrittäjä tietää, mitä aineistoa tarvitaan ja milloin se on toimitettava.
Osakeyhtiön kirjanpito ja palkanlaskenta
Osakeyhtiön kirjanpito on kahdenkertaista. Siihen kuuluvat tilinpäätös ja veroilmoitus sekä tilanteen mukaan palkkojen, etujen ja omistajille maksettavien suoritusten käsittely. Osakeyhtiön tuloveroprosentti on 20 %.
Kirjanpitäjän tuki korostuu, kun yrityksessä käsitellään esimerkiksi:
- palkkaa, osinkoa tai muita omistajille maksettavia suorituksia
- luontoisetuja, kilometrikorvauksia tai päivärahoja
- työnantajan ilmoituksia ja palkan sivukuluja
- yrittäjän ja yhtiön välisten rahavirtojen erottamista.
Fin-Est Accounting voi hoitaa kirjanpidon lisäksi palkanlaskentaa, maksuliikennettä ja pankkiasioita sovitun palvelukokonaisuuden mukaisesti.
Arvonlisävero, tilinpäätös ja verotus
Arvonlisävero, tilinpäätös ja veroilmoitukset ovat tavallisia syitä siirtää kirjanpito ammattilaiselle. Kirjanpitäjä voi auttaa aineiston käsittelyssä, määräaikojen seurannassa ja ilmoitusten laatimisessa.
Tukea tarvitaan usein, kun:
- yritys on arvonlisäverovelvollinen ja ilmoittaa arvonlisäveron kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain oman verokautensa mukaisesti
- tilikausi päättyy ja yrityksen on laadittava tilinpäätös
- yrityksen tulos tai toiminta muuttuu olennaisesti ja ennakkoverojen tasoa täytyy arvioida
- verotukseen liittyvä ratkaisu vaatii tapauskohtaista selvittämistä.
Kirjanpitäjä voi neuvoa taloushallinnon käytännöissä ja auttaa kokoamaan tarvittavat tiedot. Verotusta koskevissa ratkaisuissa lähtökohtana ovat aina yrityksen todellinen tilanne ja ajantasaiset viranomaisohjeet.
Rakennusalan erityistarpeet: käännetty arvonlisävero ja työmaat
Rakennusalan kirjanpidossa korostuvat työmaakohtaiset kustannukset, aliurakointi, palkanlaskenta ja rakentamispalvelujen arvonlisäverokäsittely. Fin-Est Accountingilla on rakennustöiden kirjanpitoon liittyvää osaamista, joten palvelu voidaan sovittaa alan käytännön tarpeisiin.
Tyypillisiä huomioitavia asioita ovat:
- Käännetty arvonlisävero urakoinnissa. Menettelyä sovelletaan Suomessa myytävään rakentamispalveluun tai siihen liittyvään työvoiman vuokraukseen, kun ostaja muutoin kuin satunnaisesti myy tällaisia palveluja tai täyttää muun säädetyn ostajaedellytyksen.
- Alihankintaketjut. Tulot ja kustannukset on kohdistettava oikeille projekteille ja kausille.
- Työmaakohtainen seuranta. Usean samanaikaisen kohteen taloutta on voitava tarkastella riittävän selkeästi.
- Ulkomainen työvoima. Tilanteeseen voi liittyä vero-, vakuutus- ja ilmoitusvelvoitteita, jotka on selvitettävä tapauskohtaisesti.
Kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan viimeistään ensimmäisten työmaiden tai aliurakointisopimusten käynnistyessä, jos yrittäjä ei tunne alan taloushallinnon vaatimuksia.
Mitä hyötyä taloushallinnon ulkoistamisesta on?
Ulkoistettu taloushallinto voi vähentää yrittäjän rutiinityötä ja selkeyttää vastuunjakoa. Digitaalinen aineiston toimitus helpottaa tositteiden ja laskujen käsittelyä, kun käytännöt on sovittu yrittäjän ja kirjanpitäjän kesken.
Keskeisiä hyötyjä ovat:
- Ajansäästö. Yrittäjä voi keskittyä asiakkaisiin ja liiketoiminnan johtamiseen.
- Selkeä työnjako. Molemmat osapuolet tietävät, kuka hoitaa aineiston, ilmoitukset ja maksut.
- Pienempi virheriski. Ammattilaisen osallistuminen voi vähentää puutteellisten kirjausten ja myöhästyneiden ilmoitusten riskiä.
- Talouden seuranta. Säännölliset raportit auttavat hahmottamaan yrityksen tuloja, menoja ja kassatilannetta.
Fin-Est Accounting tarjoaa kirjanpidon lisäksi palkanlaskentaa, myyntilaskutusta, myyntireskontraa, ostolaskujen kierrätystä, ostoreskontraa, maksuliikennettä ja pankkiasioiden hoitoa. Digitaaliseen palveluun voi tutustua tarkemmin pilvipalvelusivulla.
Mistä kirjanpidon hinta muodostuu?
Kirjanpidon hinta riippuu yrityksen toiminnan laajuudesta ja siitä, mitä tehtäviä palveluun sisällytetään. Kustannusarvio kannattaa pyytää yrityksen todellisen tilanteen perusteella.
Tekijä | Vaikutus palvelun laajuuteen |
|---|---|
Tositteiden ja tapahtumien määrä | Suurempi määrä lisää käsiteltävää aineistoa |
Arvonlisäveron verokausi | Ilmoitusten määrä vaihtelee verokauden mukaan |
Yritysmuoto ja tilinpäätös | Osakeyhtiön kirjanpitoon kuuluu kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös |
Palkanlaskenta | Palkansaajien määrä ja palkkatapahtumat vaikuttavat työmäärään |
Palvelun sisältö | Laskutus, reskontrat ja maksuliikenne voivat sisältyä kokonaisuuteen |
Kirjanpidon ulkoistaminen ei poista yrityksen vastuuta ilmoituksista ja maksuista. Selkeästi sovittu yhteistyö voi kuitenkin helpottaa määräaikojen noudattamista ja talouden seurantaa.
Millainen kirjanpitäjä sopii pk-yrittäjälle?
Sopiva kirjanpitäjä ymmärtää yrityksen toimintaa, kertoo talousasioista selkeästi ja sopii työnjaosta käytännöllisesti. Pk-yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:
- palvelun sisältö vastaa yrityksen tarpeita
- yhteydenpito ja aineiston toimitustapa ovat selkeitä
- kirjanpitäjällä on tarvittavaa toimialatuntemusta
- yrittäjä tietää, kuka hänen asioitaan hoitaa
- palvelua voidaan mukauttaa yrityksen tilanteen muuttuessa.
Fin-Est Accounting tarjoaa asiakaslähtöistä taloushallintopalvelua, ja jokaisella asiakkaalla on oma henkilökohtainen kirjanpitäjä. Palvelukokonaisuuteen voidaan sisällyttää kirjanpito, tilinpäätös, palkanlaskenta, laskutus, reskontrat sekä maksuliikenne ja pankkiasiat.
Jos kirjanpito vie liikaa aikaa, aiheuttaa epävarmuutta tai jää toistuvasti jälkeen, asia kannattaa ottaa puheeksi ammattilaisen kanssa. Tutustu Fin-Est Accountingin palveluihin ja ota yhteyttä yrityksellesi sopivan kokonaisuuden kartoittamiseksi.