Johdanto: mitä aineistoa säilytetään ja kuinka kauan?
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ei ole turhaa byrokratiaa – se suojaa yritystä verotarkastuksissa, riitatilanteissa ja yllättävissä selvitystarpeissa. Säilyttämistä säätelee Suomessa ensisijaisesti kirjanpitolaki, joka asettaa eri aineistotyypeille vähimmäissäilytysajat: pääsääntöisesti kuudesta kymmeneen vuotta aineiston luonteesta riippuen. Aineisto on lisäksi säilytettävä niin, että viranomaiset voivat tarvittaessa tarkastaa sen.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos verotarkastaja pyytää usean vuoden takaisen tilikauden tositteita, ne on pystyttävä esittämään – muuten riskinä voi olla arvioverotus tai muita seuraamuksia.
Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä aineistoa säilytetään, tyypilliset säilytysajat, sähköisen ja paperisen säilytyksen erot, vastuunjako tilitoimiston kanssa sekä puutteellisen säilytyksen mahdolliset seuraukset. Fin-Est Accounting on helsinkiläinen tilitoimisto, joka neuvoo pk-yrityksiä myös säilytyskäytännöissä osana taloushallinnon kokonaispalvelua.
Mitä kirjanpitoaineiston säilyttäminen yrityksessä tarkoittaa?
Säilytysvelvollisuus koskee kaikkea olennaista aineistoa, jolla yrityksen liiketapahtumat ja taloudellinen asema voidaan todentaa. Tyypillisesti säilytettävään aineistoon kuuluvat ainakin:
- myyntilaskut, ostolaskut ja kuitit eli tilikauden tositteet
- pankkiaineistot, kuten tiliotteet ja maksuluettelot
- palkkalaskelmat, palkkakirjanpito ja niihin liittyvät ilmoitukset
- tilinpäätösasiakirjat: tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja tase-erittelyt
- tililuettelo, päiväkirja ja pääkirja
- verotukseen liittyvät ilmoitukset ja päätökset (esimerkiksi ALV, ennakkovero ja tuloverotus)
- sopimukset ja muut asiakirjat, joilla on merkittävä taloudellinen vaikutus
- luettelo kirjanpidoista ja aineistoista
Myös liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto – esimerkiksi sähköpostit, jotka toimivat tositteena – kuuluu yleensä säilytysvelvollisuuden piiriin. Luettelo säilytettävistä aineistoista helpottaa kokonaisuuden hallintaa, ja kirjanpitolaki yleensä myös edellyttää sitä – ajantasainen käytäntö kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä. Aineisto voidaan säilyttää paperilla tai sähköisesti. Osa asiakirjoista liittyy kirjanpitolain lisäksi vero- ja työlainsäädäntöön, joten yksittäisen asiakirjan säilytysaika voi olla perussääntöä pidempi.
Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää – 10 vuotta?
Kirjanpitolaki ja muu lainsäädäntö asettavat vähimmäissäilytysajat: kirjanpitoaineisto on lain mukaan säilytettävä aineistotyypistä riippuen vähintään 6 tai 10 vuotta. Alla ovat yleiset pääsäännöt – tarkat ajat kannattaa aina varmistaa voimassa olevasta laista tai omalta kirjanpitäjältä.
Kuusi vuotta – tositteiden pääsääntö. Pääsäännön mukaan useimmat tositteet, kuten laskut ja kuitit, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Aika lasketaan yleensä sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt: esimerkiksi tilikauden 1.1.–31.12.2024 tositteet säilytetään tällöin vähintään vuoden 2030 loppuun. Sama koskee tyypillisesti tositteisiin rinnastettavaa aineistoa, kuten liitteitä ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa.
Kymmenen vuotta – tilinpäätös ja kirjanpitokirjat. Tilinpäätös ja kirjanpidot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä; tähän kuuluvat myös päiväkirja, pääkirja, tililuettelo ja erittelyt. Esimerkiksi 31.3.2025 päättyvän tilikauden aineisto säilytetään tällöin yleensä ainakin kevääseen 2035 saakka.
Pidemmät ajat. Joissakin tilanteissa säilytysajan on oltava pidempi:
- kiinteistöinvestoinneissa ALV:n tarkistuskausi voi edellyttää jopa 13 vuoden säilytystä sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tarkistuskausi alkaa
- EU-tuet voivat hanke-ehtojen mukaan vaatia kirjanpitolain vähimmäisaikoja pidempää säilytystä
- keskeneräisissä riita-asioissa aineistoa ei kannata hävittää ennen lopullista ratkaisua
Nämä ovat vähimmäisaikoja: yritys voi oman riskienhallintansa vuoksi säilyttää aineistoa pidempäänkin, kunhan esimerkiksi henkilötietojen tietosuoja huomioidaan.
Sähköinen vai paperinen säilytys – miten aineisto tulee säilyttää ja mitä eroa niillä on?
Sähköinen arkistointi voi tapahtua pilvipalvelussa tai taloushallinnon järjestelmässä, ja se on pk-yritykselle usein käytännöllisin ratkaisu. Laki hyväksyy sekä paperisen että sähköisen säilytyksen, ja aineiston pitää olla saatavissa ilman aiheetonta viivettä säilytystavasta riippumatta – verotarkastus voidaan tehdä kummastakin.
Sähköisessä säilytyksessä olennaista on, että:
- aineisto on helposti löydettävissä ja luettavissa koko säilytysajan
- tiedostomuoto takaa luettavuuden myös tulevaisuudessa (esimerkiksi PDF/A)
- aineistoa ei voi muuttaa jälkikäteen huomaamatta sen jälkeen, kun kirjanpito ja tilinpäätös ovat valmistuneet
- käyttöoikeudet on rajattu vain niille, jotka aineistoa tarvitsevat
Sähköiset tositteet tulee varmentaa kahta eri koneellista tietovälinettä käyttäen.
Tietoturva ja varmuuskopiointi kannattaa hoitaa suunnitelmallisesti. Hyvä periaate on niin sanottu 3-2-1-sääntö: useampi kopio, eri tallennuspaikat ja yksi kopio erillisessä sijainnissa. Näin tulipalo, laiterikko tai palveluntarjoajan häiriö ei tuhoa koko arkistoa.
Paperiaineisto kannattaa suojata huolellisesti – käytännössä lukittu ja palosuojattu säilytystila on hyvä käytäntö. Moni yritys skannaa paperitositteet sähköiseen muotoon ja hävittää paperit vasta, kun sähköinen versio täyttää lain vaatimukset. Usein toimivin on yhdistelmäratkaisu, ja tilitoimisto voi auttaa suunnittelemaan, mikä osa aineistosta säilytetään paperilla ja mikä sähköisesti.
Kuka vastaa säilyttämisestä ja mitä puutteista voi seurata?
Vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on aina viime kädessä yrityksellä eli käytännössä sen johdolla. Käytännön arkistoinnin voi ulkoistaa tilitoimistolle, mutta kirjanpitovelvollisen vastuu säilyy yrityksellä. Aineisto pitää saada tarvittaessa esiin myös ulkoistetussa mallissa.
Tilitoimiston kanssa kannattaa sopia ainakin seuraavista:
- missä muodossa aineisto säilytetään ja kuinka pitkään
- miten toimitaan, jos yhteistyö päättyy: kenelle aineisto luovutetaan ja missä muodossa
- miten luettelo säilytettävistä aineistoista pidetään ajan tasalla saatavuuden varmistamiseksi
Vastuu ei myöskään lopu yritystoiminnan päättymiseen: säilytys on järjestettävä myös toiminnan loputtua, ja siitä on ilmoitettava rekisteriviranomaiselle. Ajantasainen menettely kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä, joka osaa neuvoa myös käytännön toteutuksessa.
Puutteellisesta säilytyksestä voi seurata vakavia ongelmia. Ulkoistus ei kuitenkaan poista vastuuta. Jos tositteita ei ole, verottaja voi joutua arvioimaan yrityksen tuloksen, mikä voi johtaa lisäveroihin ja veronkorotuksiin. Koko kirjanpidon luotettavuus voidaan kyseenalaistaa, ja vakavimmissa tapauksissa kyse voi olla kirjanpitorikkomuksesta tai -rikoksesta. Lisäksi yritys voi menettää mahdollisuuden osoittaa saatavansa, velkansa tai kustannuksensa riitatilanteessa, jos aineisto ei ole asianmukaisesti tallessa.
Koska lainsäädäntö muuttuu ajoittain, ajantasaiset säilytysajat kannattaa käydä läpi kirjanpitäjän kanssa esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä.
Yhteenveto
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on lakisääteinen velvollisuus, jossa vähimmäisajat ovat pääsääntöisesti kuusi tai kymmenen vuotta aineistotyypin mukaan – ja joissakin tilanteissa pidempään. Sekä sähköinen että paperinen säilytys käyvät, kunhan aineiston aitous, muuttumattomuus ja luettavuus turvataan koko säilytysajan. Vastuu on aina yrityksellä, vaikka käytännön arkistoinnin hoitaisi tilitoimisto.
Fin-Est Accounting auttaa pk-yrityksiä suunnittelemaan käytännölliset ja lainmukaiset säilytysratkaisut osana taloushallinnon kokonaispalvelua. Jos haluat varmistaa, että yrityksesi aineisto on säilytetty oikein, ota yhteyttä – autamme mielellämme. Lisää käytännön vinkkejä taloushallintoon löydät blogistamme.