Kirjanpitäjän valinta vaikuttaa yrityksen arkeen, talouden seurantaan ja päätöksentekoon. Tässä oppaassa käydään läpi, miten löydät yrityksellesi sopivan kumppanin, olipa kyse pienestä osakeyhtiöstä tai rakennusalan kasvuyrityksestä.
Miksi tilitoimiston valinta kannattaa tehdä huolella?
Taloushallintoliiton vuoden 2024 aineiston mukaan Suomessa on 4 200 tilitoimistoa, joten valinnanvaraa on paljon. Ensimmäistä tarjousta ei tarvitse hyväksyä, vaan vaihtoehtoja kannattaa vertailla yrityksen omien tarpeiden pohjalta. Pelkkä hinta ei ratkaise, sillä halvin vaihtoehto ei aina ole paras, ja jokaisen yrittäjä kannattaa valita kumppani myös palvelun sisällön perusteella.
Kirjanpitäjän työ voi sisältää lakisääteisten tehtävien lisäksi talouden raportointia ja neuvontaa, ja yhä useammin kirjanpitäjät toimivat myös konsultatiivisessa roolissa. Palvelun laajuus vaihtelee tilitoimistoittain, joten tarjouksesta kannattaa tarkistaa, sisältyvätkö siihen esimerkiksi kassavirta- ja rahoituslaskelmat, ennusteet tai muu päätöksentekoa tukeva raportointi.
Tilitoimiston valinta on usein pitkäaikainen kumppanuuspäätös. Fin-Est Accounting tarjoaa kokonaisvaltaista kirjanpitopalvelua pk-yrityksille Uudellamaalla. Palvelukokonaisuus voi kattaa kirjanpidon lisäksi esimerkiksi palkanlaskennan ja muita taloushallinnon tehtäviä. Tarpeiden kasvaessa yritykselle voidaan tarjota myös lisää palveluita.
Huonosti yrityksen tarpeisiin sopiva valinta voi näkyä arjessa nopeasti:
- Myöhässä annettuun ALV-ilmoitukseen määrätään myöhästymismaksu.
- Epäselvä raportointi vaikeuttaa yrityksen talouden seuraamista.
- Puutteet tavoitettavuudessa voivat hankaloittaa asioiden hoitamista kiireisinä ajankohtina.
Yhteenveto 30 sekunnissa:
- Vertaa useampaa tilitoimistoa yrityksesi tarpeiden perusteella.
- Selvitä etukäteen palvelun sisältö, työnjako, hinnoittelu ja yhteydenpitotavat.
- Hyvä kirjanpitäjä kertoo talouden luvuista ymmärrettävästi ja auttaa tunnistamaan olennaiset asiat.
Mihin asioihin kirjanpitäjää valitessa kannattaa kiinnittää huomiota?
Keskeisiä valintakriteerejä ovat kokemus, pätevyys, palvelun sisältö, tavoitettavuus ja hinnoittelu. Ennen sopimuksen allekirjoittamista kannattaa selvittää, miten tilitoimisto vastaa juuri oman yrityksesi tarpeisiin ja palveleeko se omaa toimialaa ja kokoluokkaa vastaavia asiakkaita.
Kirjanpidon voi ulkoistaa osittain tai kokonaan. Yhden hengen yritys ja 15 hengen osakeyhtiö tarvitsevat eri laajuisia palveluja. Palvelujen laajuus riippuu siitä, mitä yritys tarvitsee nyt ja myöhemmin, ja kasvaessa yritykselle voi tulla tarpeen enemmän tukea. Tarkista, miten palvelut skaalautuvat ja mitä kokonaisuuteen voidaan sisällyttää: kirjanpito, tilinpäätös, taloushallinto, palkanlaskenta, laskutus ja myyntireskontra, ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontra sekä maksuliikenne ja pankkiasiat.
Taloushallintoliiton auktorisoiman tilitoimiston osaaminen, järjestelmät ja toimintamallit on tarkastettu. Jäsentoimistoihin tehdään tarkastuksia vähintään viiden vuoden välein. Auktorisointi on siksi yksi hyödyllinen vertailukriteeri muiden joukossa.
Viestinnässä olennaista on, että yhteydenpito on sujuvaa ja talouden luvut selitetään ymmärrettävästi. Kysy, saatko tarvittaessa suoran yhteyden omaan kirjanpitäjään, onko yhteydenpidolle sovittu vasteaikoja ja miten kiireelliset asiat hoidetaan. Yhteistyössä käsitellään luottamuksellisia tietoja, joten myös luottamuksen ja henkilökemioiden pitää toimia.
Kysy lisäksi, miten sähköinen työnjako toteutetaan ja tarjoavatko pilvipalveluna toimivat ohjelmat ajantasaisen näkymän yrityksen talouteen; ohjelmistot vaikuttavat tehokkuuteen ja automatisointiin, ja pilvipalveluissa kaikki toimii ilman asennuksia, joten voit hoitaa asioita joustavammin. Sähköinen taloushallinto säästää yrittäjältä ajan mittaan tuntikaupalla aikaa kuukaudessa.
Tarjouksissa kannattaa tarkistaa palvelukuvaus kohta kohdalta. Älä vertaa vain kirjanpitäjät-hintoja ilman palvelusisältöä, sillä edullisin vaihtoehto sisältää yleensä peruspalvelut mutta ei välttämättä neuvontaa tai sopivia ohjelmistoja. Järjestelmäkustannukset voivat muodostaa 25–50 % taloushallinnon kokonaiskustannuksista, joten ohjelmistoista kannattaa kysyä erikseen. Tee vertailu esimerkiksi näin:
Toimialaosaaminen ja rakennusalan erityistarpeet
Hyvän kirjanpitäjän pitäisi ymmärtää asiakkaan toimialan erityispiirteet. Rakennusalalla huomioon voivat tulla esimerkiksi urakkalaskennan logiikka, pitkät maksuehdot, ennakkomaksut, aliurakointiketjut ja kausivaihtelun vaikutus kassavirtaan. Kysy, kuinka paljon tilitoimistolla on kokemusta vastaavan kokoisista rakennusalan yrityksistä.
Varmista myös, että tilitoimisto tuntee rakennusalan käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden ja rakentamisen tiedonantovelvollisuuden käytännöt. Näiden velvoitteiden tunteminen on tärkeää kirjanpidon ja ilmoitusten asianmukaisessa käsittelyssä. Niihin voi saada apua myös verotuksen optimointiin, kun toimialan erityispiirteet huomioidaan.
Esitä tilitoimistolle konkreettisia kysymyksiä:
- Miten huomioitte urakat kirjanpidossa?
- Kuinka tuette työmaakohtaisen kannattavuuden seurantaa?
Toimialaosaamisen pitäisi näkyä myös raportoinnissa. Selvitä, millaisia raportteja tilitoimisto voi tuottaa ja saako yritys niiden avulla näkyvyyttä esimerkiksi työmaakohtaisiin katteisiin, laskutukseen ja kassavirtaan. Osaava kirjanpitäjä osaa hyödyntää raportointia myös verojen ennakoinnissa ja vähennysten tunnistamisessa. Kirjanpito ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan se voi kuitenkin tukea myös liiketoiminnan kehitystä verosuunnittelussa.
Vastuut, viestintä ja hinnoittelu: mitä kannattaa kysyä ennen sopimusta?
Ennen päätöstä selvitä työnjako, vastuut ja sopimusehdot kirjallisesti.
Kirjanpidon ulkoistaminen ei poista yhtiön johdon lakisääteisiä tehtäviä. Osakeyhtiön hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hyvä kirjanpitäjä auttaa tunnistamaan puutteita ja korjaamaan virheitä ajoissa, mutta palvelun rajat ja molempien osapuolten tehtävät pitää määritellä selkeästi.
Pyydä kirjallinen palvelukuvaus, josta käy ilmi, kuka tekee mitä, milloin aineisto toimitetaan ja milloin raportit ovat saatavilla. Sovi myös yhteydenpitotavat sähköpostin, puhelimen tai etä- ja lähitapaamisten kautta sekä se, miten nopeasti saat vastauksen tai apua. Tarkista varahenkilöjärjestelyt, jotta asioiden hoito ei keskeydy kirjanpitäjän loman tai sairastumisen aikana.
Tilitoimisto voi veloittaa kiinteää kuukausihintaa, tositemäärän mukaista hintaa, tuntihintaa tai näiden yhdistelmää. Toiminimiyrittäjän kirjanpito maksaa keskimäärin 50–120 euroa kuukaudessa, ja hintaan tulee usein peruskirjanpito ja raportointi, mutta esimerkiksi lisäneuvonta tai ylimääräiset työt voivat jäädä sen ulkopuolelle. Hintoja pitää siis verrata yhdessä palvelusisällön kanssa, koska kokonaisuus vaikuttaa valintaan.
Arvioi myös oma työpanoksesi. Mieti, mitä itse haluat hoitaa ja mitä ulkoistaa, sekä selvitä, kuinka paljon sinun pitää itse vastata laskutuksesta, tositteiden käsittelystä, ostolaskujen hyväksynnästä ja aineiston toimittamisesta.
10 kysymystä kirjanpitäjälle ennen päätöstä:
- Mitä palveluja kuukausipakettiin kuuluu?
- Kuinka usein raportit toimitetaan?
- Miten varahenkilöjärjestelyt on hoidettu?
- Millaisia ja minkä kokoisia asiakkaita hoidatte?
- Miten yhteydenpito ja aineistonsiirto järjestetään?
- Mikä on hinnoittelun rakenne ja miten lisätöistä veloitetaan?
- Mitkä tehtävät jäävät yrityksen hoidettaviksi?
- Onko teillä kokemusta yritykseni toimialasta?
- Mitkä ovat sopimusehdot ja irtisanomisaika?
- Miten sähköinen taloushallinto ja aineistonsiirto on järjestetty?
Muista myös ottaa selvää, kuka toimii varahenkilönä ja miten yhteys kirjanpitäjäsi kanssa käytännössä hoidetaan.
Milloin Fin-Est Accounting on sopiva kumppani?
Fin-Est Accounting voi olla sopiva kumppani pk-yrittäjälle, joka arvostaa henkilökohtaista palvelua ja haluaa ulkoistaa kirjanpidon lisäksi muita taloushallinnon tehtäviä. Palveluihin kuuluvat kirjanpito, tilinpäätökset, taloushallinto, palkanlaskenta, laskutus ja myyntireskontra, ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontra sekä maksuliikenne ja pankkiasiat, ja sähköiset työkalut helpottavat kirjanpidon rutiineja siinä missä nykyaikaiset tilitoimistotkin.
Jokaiselle asiakkaalle nimetään henkilökohtainen kirjanpitäjä, joka tuntee yrityksen tavoitteet ja erityispiirteet. Fin-Est Accountingilla on myös rakennusalan kirjanpitoon tarvittavaa osaamista.
Yhteistyön alussa kannattaa käydä läpi nykyinen kirjanpito, palvelutarpeet, työnjako, raportointi ja tärkeät määräajat. Näin molemmille osapuolille muodostuu selkeä käsitys yhteistyön sisällöstä. Kun työnjako ja ohjelmistot sovitaan oikein, sähköiset järjestelmät voivat vähentää taloushallinnan kustannuksia 25–50 %.
Tutustu palveluihin ja jätä yhteydenottopyyntö: Kirjanpito- ja taloushallintopalvelut liiketoimintasi tarpeisiin, lisää tietoa löytyy sivulta.
Kerro yhteydenottovaiheessa yritysmuoto, toimiala, liikevaihtoarvio, työntekijöiden määrä ja nykyinen tilanne. Näiden tietojen avulla palvelukokonaisuus voidaan suunnitella yrityksesi tarpeisiin.
Tilitoimiston vaihdon tai kirjanpidon ulkoistamisen käytännöt sovitaan tapauskohtaisesti. Selkeä työnjako, toimiva yhteydenpito ja ajantasainen raportointi helpottavat yrityksen arkea ja talouden seurantaa.