Eesti ettevõte Soomes võib tähendada nii üksikut teenuseprojekti kui ka pikaajalist tegevust. Kui ettevõte sõlmib lepinguid Soome tellijatega, saadab töötajaid Uusimaa ehitusobjektidele või esitab arveid Soome klientidele, võivad kaasneda Soome maksu-, registri- ja aruandluskohustused. Nende ulatus ei sõltu ainult projekti kestusest, vaid ka tegevuse laadist, lepingutest, töötajate olukorrast ja sellest, kas ettevõttel tekib Soomes püsiv tegevuskoht.
See artikkel annab praktilise üldülevaate, kuidas korraldada Eesti ettevõtte tegevust Soomes raamatupidamise ja finantshalduse vaates. Täpne maksu- ja aruandluskäsitlus tuleb alati kindlaks teha ettevõtte tegelike asjaolude põhjal enne töö alustamist või esimese arve esitamist.
Millal võib Soomes tekkida püsiv tegevuskoht?
Püsiv tegevuskoht, soome keeles pysyvä toimipaikka, on ettevõtte tulumaksu seisukohalt keskne mõiste. See võib tekkida näiteks siis, kui Eesti ettevõttel on Soomes piisavalt püsiv tegevuskoht, mille kaudu toimub täielikult või osaliselt tema äritegevus. Püsiva tegevuskoha võib teatud asjaoludel moodustada ka ettevõtte nimel tavapäraselt lepinguid sõlmiv sõltuv esindaja.
Ehitus-, paigaldus- ja montaažitööde puhul tuleb eraldi hinnata projekti kestust. Soome ja Eesti maksulepingu kohaselt tekib üle kuue kuu kestva ehitusprojekti korral üldjuhul püsiv tegevuskoht Soome ja Eesti maksulepingu alusel. Projekti kestuse ja omavahel seotud tööde hindamine on siiski juhtumipõhine.
Kui Eesti ettevõttel tekib Soomes püsiv tegevuskoht, maksustatakse Soomes sellele tegevuskohale omistatavat tulu. Ettevõtete tulumaksumäär on 20%. Raamatupidamisest peavad olema tuvastatavad püsiva tegevuskohaga seotud tulud, kulud, varad ja kohustused ning maksudeklaratsioonile lisatavad aruanded tuleb koostada kehtivate nõuete järgi.
Lühiajaline tegevus ei tähenda automaatselt, et Soomes kohustusi ei teki. Käibemaksu, töötajate maksustamise, sotsiaalkindlustuse või aruandlusega seotud nõuded võivad kehtida ka ilma püsiva tegevuskohata. Seetõttu tasub olukord läbi analüüsida enne lepingu sõlmimist, mitte alles deklaratsiooni tähtaja saabudes.
Milliseid Soome maksuregistreid tuleb hinnata?
Kõik Eesti ettevõtted ei pea automaatselt liituma samade registritega. Vajadus sõltub ettevõtte tegevusest ja tegelikest asjaoludest.
| Register | Millal see võib olla asjakohane? | Praktiline tähendus |
|---|---|---|
| Ettemaksuregister (ennakkoperintärekisteri) | Ettevõte võib registreerimist taotleda, kui osutab tööd või teenuseid Soomes | Registrisse kuulumisel saab tellija üldjuhul töö eest esitatud arve tasuda tulumaksu kinni pidamata |
| Käibemaksukohustuslaste register (arvonlisäverovelvollisten rekisteri) | Vajadus sõltub muu hulgas Soome püsivast tegevuskohast, müügi liigist, pöördmaksustamise võimalusest ja väikeettevõtja erikorra tingimustest | Registreeritud ettevõte esitab käibedeklaratsioone ja tasub käibemaksu vastavalt oma maksustamisperioodile |
| Tööandjate register (työnantajarekisteri) | Eelkõige siis, kui ettevõttel on Soomes püsiv tegevuskoht ja ta vastab regulaarse tööandja tingimustele | Registreerimine mõjutab tööandja igakuiseid deklareerimis- ja maksekohustusi |
Ettemaksuregistrisse kuulumine ei ole igas olukorras kohustuslik, kuid selle puudumisel võib Soome tellijal tekkida kohustus pidada töö eest makstavalt summalt tulumaks kinni. Käibemaksu standardmäär on Soomes 25,5%, kuid välisriigi ettevõtte registreerimiskohustust ei saa otsustada üksnes müügitulu suuruse põhjal. Arvesse tuleb võtta ka piiriülese müügi ja pöördmaksustamise reegleid.
Ka deklaratsioonide tähtajad sõltuvad deklaratsiooni liigist. Igakuine käibedeklaratsioon esitatakse ja käibemaks tasutakse üldjuhul maksustamisperioodile järgneva teise kuu 12. kuupäevaks. Aastase maksustamisperioodi korral on tähtaeg üldjuhul veebruari lõpus. Kui ettevõttel on kohustus esitada palgaandmeid tuluregistrisse, tuleb väljamakse andmed tavaliselt esitada viie kalendripäeva jooksul maksepäevast; tööandja eraldi aruande üldine tähtaeg on järgmise kuu viies päev.
Palgaarvestus ja töötajate kohustused Soomes
Kui Eesti ettevõte saadab töötajaid Soome, sõltuvad tööandja kohustused muu hulgas töötaja viibimise kestusest, maksuresidentsusest, töö liigist, püsiva tegevuskoha olemasolust ja sotsiaalkindlustuse riigist. Oluline on välja selgitada ka see, kas töötajal on kehtiv A1-tõend ja kas tegemist on renditööjõuga.
Välisriigi tööandja ei pea püsiva tegevuskoha puudumisel automaatselt registreeruma Soome tööandjate registrisse. Palgaandmete esitamise kohustus Soome tuluregistrisse võib siiski tekkida näiteks siis, kui töötaja kuulub Soome sotsiaalkindlustuse alla, viibib Soomes üle kuue kuu või töötab Soomes renditöötajana olukorras, kus Soomel on töötasu maksustamise õigus.
Palgaarvestuse korraldamiseks tasub ettevõttel vähemalt:
- pidada iga objekti kohta täpset tööajaarvestust;
- säilitada töölepingud, lähetuse andmed, A1-tõendid ja tööajatabelid;
- kontrollida enne palga maksmist töötaja maksu- ja sotsiaalkindlustusolukorda;
- tagada, et kohustuslikud palgaandmed ja tööandja aruanded esitatakse õigel ajal.
Fin-Est Accounting Oy pakub palgaarvestust, palgalehtede koostamist, maksude arvestamist ja ametiasutustele esitatavate aruannete korraldamist. Ehitusettevõtete puhul aitab projektide ja objektide kaupa peetav arvestus siduda tööjõukulud õigete töödega.
Raamatupidamine, arveldus ja finantshaldus
Soomes tegutseva Eesti ettevõtte raamatupidamine peab võimaldama eristada Soome tegevusega seotud tehinguid. See on oluline nii ettevõtte enda juhtimiseks kui ka võimalike Soome deklaratsioonide ja ametiasutuste päringute jaoks. Arvestus võib olla korraldatud projekti-, objekti- või riigipõhiselt, kuid kasutatud jaotus peab olema järjepidev ja dokumenteeritud.
Erilist tähelepanu vajavad järgmised valdkonnad:
- Müügiarved. Arvel peavad olema tehingule vastavad andmed. Ehitussektoris võib teatud tingimustel rakenduda ehitusvaldkonna käibemaksu pöördmaksustamine. Seda kasutatakse ainult siis, kui nii müüdav teenus kui ka ostja vastavad nõuetele.
- Ostuarved. Materjalide, alltöövõtjate ja muude kulude arved tuleb siduda õige projekti või objektiga ning läbida kokkulepitud kinnitusring.
- Müügi- ja ostureskontro. Laekumiste, tasumata arvete ja maksetähtaegade regulaarne jälgimine aitab hoida rahavoogu kontrolli all.
- Maksed ja pangaasjad. Maksete ettevalmistamine, kinnitamine ja pangatehingute kajastamine vajavad selget vastutuse jaotust.
- Käibemaksuaruandlus. Deklaratsioonide sisu ja esitamise sagedus peavad vastama ettevõtte registreeringutele ja tehingutele.
Kõik Soome tegevusega seotud ostu- ja müügiarved, lepingud, pangaväljavõtted ning töötajate dokumendid tuleb hoida raamatupidamisega seostatavana. Nii saab vajaduse korral põhjendada nii tulude ja kulude jaotust kui ka maksukäsitlust.
Millal tasub raamatupidamine sisse osta?
Välise raamatupidaja kaasamine on sageli mõistlik enne seda, kui aruandlus muutub ettevõtja jaoks ajamahukaks või tekib esimene tähtaja ületamine. Abi võib olla eriti vajalik siis, kui ettevõttel on Soomes mitu objekti, töötajaid, erinevaid lepingutüüpe või kohustusi mitmes maksuregistris.
Raamatupidamispartner võib kokkuleppe järgi korraldada:
- raamatupidamise ja finantsaruandluse;
- palgaarvestuse ning tööjõumaksude arvestamise;
- müügiarvete koostamise ja müügireskontro jälgimise;
- ostuarvete kinnitusringi ja ostureskontro;
- käibedeklaratsioonid ja muud regulaarsed aruanded;
- maksete ettevalmistamise ning pangaandmete töötlemise.
Teenuse sisseostmine ei anna kogu vastutust automaatselt raamatupidajale. Ettevõte peab edastama õiged algandmed, teavitama uutest lepingutest ja töötajatest ning kinnitama otsused kokkulepitud ajal. Selge tööjaotus vähendab olukordi, kus oluline info jõuab raamatupidamisse liiga hilja.
Kuidas valida Soome tegevust tundev raamatupidamispartner?
Partneri valimisel tasub uurida, kas tal on kogemusi Eesti ettevõtete Soome tegevuse, ehitussektori ja piiriülese palgaarvestusega. Samuti on oluline kokku leppida, kes suhtleb ametiasutustega, kes jälgib tähtaegu ja milliseid aruandeid ettevõtja regulaarselt saab.
Enne hinnapakkumise küsimist koosta lühike ülevaade oma tegevusest:
- tegevusvaldkond ja Soomes tehtava töö sisu;
- projektide asukohad ja eeldatav kestus;
- töötajate arv ning nende Soomes viibimise aeg;
- lepingute ja klientide tüübid;
- hinnanguline müügimaht ning arvete arv;
- teenused, mida soovid ise hallata või sisse osta.
Fin-Est Accounting Oy tegutseb Helsingis ning keskendub Eesti ja Soome vahel tegutsevate väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete finantshaldusele. Ettevõte pakub teenindust eesti ja soome keeles, tunneb ehitusvaldkonna raamatupidamist ning määrab igale kliendile isikliku raamatupidaja, kellega saab suhelda e-posti ja telefoni teel.
Kui kavandad Eesti ettevõttega Soomes tegutsemist, kaardista registri-, palga- ja raamatupidamiskohustused enne töö alustamist. Tutvu Fin-Est Accountingu raamatupidamis- ja finantshaldusteenustega ning võta ühendust, et arutada oma ettevõtte vajadusi.