Aruandluskohustus Soomes tähendab, et Soome osaühing (Oy) ja Soomes tegutsev Eesti OÜ peavad korraldama raamatupidamise ning esitama majandusaasta aruanded, maksudeklaratsioonid ja muud nõutud andmed õigetele ametiasutustele vastavalt ettevõtte vormile, tegevusele, registrikannetele, töötajatele ja maksustaatuselle. Soome osaühingu (Oy) ning Soomes tegutseva Eesti OÜ kohustused ei ole automaatselt ühesugused, ja välismaa ettevõtte puhul mõjutab maksuaruandlust ka see, kas Soomes tekib püsiv tegevuskoht.
Selles artiklis vaatame, kellele tuleb Soomes aru anda, millised on peamised aruandluse liigid ning mida ettevõtja peab teadma raamatupidamisest, maksuaruandlusest, palgaarvestusest, tuloregistrile andmete esitamisest, dokumentide säilitamisest ja raamatupidaja kaasamisest. Fookuses on Soome ja Eesti väikeste ning keskmise suurusega osaühingute omanikud, sealhulgas Uusimaal ehitus- ja alltöövõtuvaldkonnas tegutsevad ettevõtjad, kelle jaoks õigesti korraldatud aruandlus aitab vältida vigu, pidada kinni tähtaegadest ning täita maksukohustused korrektselt nii Soomes kui ka Eesti ja Soome vahelises tegevuses.
Mida aruandluskohustus soome ettevõttele tähendab?
Aruandluskohustus hõlmab enamat kui deklaratsioonide esitamist. Ettevõtte juhtkond peab korraldama raamatupidamise, koguma ja säilitama algdokumendid, jälgima maksukohustusi ning esitama nõutud andmed õigetele ametiasutustele õigel ajal.
Soome Oy peab korraldama oma raamatupidamise ja koostama majandusaasta aruande. Eesti OÜ puhul tuleb Soome kohustusi hinnata ettevõtte tegeliku tegevuse järgi. Olulised küsimused on näiteks:
- kas ettevõte on registreeritud Soome käibemaksu-, ettemaksu- või tööandjaregistrisse;
- kas ettevõttel on Soomes töötajaid või makstakse siin töötamise eest tasu;
- kas tegevus võib tekitada Soomes püsiva tegevuskoha;
- milliseid müüke, oste ja muid tehinguid tuleb Soomes deklareerida;
- kas ettevõttel on Soomes filiaal või muu registreeritud tegevusvorm.
Ettemaksuregistrisse (ennakkoperintärekisteri) kuulumine ei ole sama mis maksusoodustus. Kui teenuse osutaja ei kuulu registrisse, peab klient üldjuhul teatud töö- või teenustasult maksu kinni pidama. Seetõttu on tähtis kontrollida registrikandeid juba tegevuse kavandamisel, mitte alles deklaratsiooni tähtpäeval.
Kellele ja mille kohta tuleb aru anda?
Ettevõtte olukorrast olenevalt võivad aruandeid ja teateid saada kolm peamist asutust:
- Soome maksuamet (Verohallinto) võtab vastu tulumaksu- ja käibemaksudeklaratsioone ning tööandjaga seotud maksuteavet.
- Soome patendi- ja registriamet (PRH) ning äriregister (kaupparekisteri) haldavad muu hulgas ettevõtte registriandmeid ja majandusaasta aruandeid.
- Soome tuluregister (Tulorekisteri) võtab vastu palga, tasude ja muude deklareeritavate väljamaksete andmeid.
Aruandlus võib toimuda kuu, kvartali või aasta kaupa, kuid sagedus ei sõltu üksnes ettevõtte suurusest. Seda mõjutavad maksu liik, ettevõttele määratud maksustamisperiood, registrikanded ja konkreetne aruandekohustus.
Eesti OÜ-l võivad Soomes tekkida käibemaksu-, tööandja- või tulumaksukohustused ka siis, kui kõik Soome Oy reeglid talle ei kohaldu. Püsiva tegevuskoha olemasolu tuleb hinnata ettevõtte tegelike asjaolude ja asjakohase maksulepingu järgi. Kui püsiv tegevuskoht tekib, maksustatakse sellele omistatavat kasumit Soomes 20-protsendilise ettevõtte tulumaksuga.
Ettevõtjal tuleb seega esmalt välja selgitada, millised kohustused tema olukorras kehtivad. Alles seejärel saab koostada usaldusväärse aruandluskalendri.
Peamised aruandluse liigid ja tööprotsess
Tüüpilise Soomes tegutseva osaühingu aruandlus jaguneb nelja rühma:
- Jooksev raamatupidamine: müügi- ja ostutehingud, pangaliikumised, kulud, põhivara ning muud majandustehingud.
- Maksuaruandlus: käibemaks, ettevõtte tulumaksu ettemaksed ja tuludeklaratsioon ning vajaduse korral muud maksud.
- Töötajatega seotud aruandlus: palgad, tasud, hüvitised ja tööandja eraldi aruanne tuluregistrile.
- Majandusaasta aruanne: aruandeperioodi tulemust ja finantsseisundit kajastavad dokumendid.
Soome osaühing esitab ettevõtte tuludeklaratsiooni nelja kuu jooksul pärast selle kalendrikuu lõppu, mil majandusaasta lõppes. Kinnitatud majandusaasta aruanne tuleb esitada äriregistrile kaheksa kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Äriregistrile esitatud aruandeandmed on avalikud. Need tähtajad ei tähenda, et iga välismaa ettevõte peaks esitama mõlemale asutusele täpselt sama dokumendipaketi.
Soome äriühingute raamatupidamine on üldjuhul tekkepõhine: tulud ja kulud kajastatakse perioodis, mil need tekivad. Tavapärane töövoog on järgmine:
- Müügiarvete, ostuarvete, kviitungite, lepingute ja pangaväljavõtete kogumine.
- Tehingute kirjendamine ja kontodele jaotamine.
- Puuduvate andmete täpsustamine ning kirjete kontroll.
- Maksu- ja muude nõutud deklaratsioonide esitamine.
- Perioodi sulgemine, aruannete koostamine ja materjali arhiveerimine.
Fin-Est Accounting pakub raamatupidamist, palgaarvestust, majandusaasta aruannete koostamist, finantshaldust ning ostu- ja müügiarvete haldust. Ettevõte saab valida oma vajadustele sobiva teenusemahu ja suhelda isikliku raamatupidajaga. Täpsemalt saab tutvuda Fin-Est Accountingu raamatupidamis- ja finantshaldusteenustega.
Käibemaks ja ettevõtte tulumaks
Kui ettevõtte asjakohane aastakäive ületab 20 000 eurot, tuleb ettevõte üldjuhul registreerida käibemaksukohustuslaseks. Registreeruda saab teatud tingimustel ka vabatahtlikult ning piiriülese tegevuse puhul võivad kehtida erireeglid.
Käibemaksu tavapärane maksustamisperiood on üks kuu. Kui aastakäive ei ületa 100 000 eurot, võib ettevõte taotleda kvartaalset perioodi. Ettevõte peab deklaratsioone esitama talle määratud perioodi järgi ka siis, kui arvestusperioodil maksustatavat tegevust ei olnud.
Eesti OÜ maksukohustused sõltuvad muu hulgas sellest, kas ettevõttel on Soomes püsiv tegevuskoht ja milline tulu sellele omistatakse. Soome osaühingu tuludeklaratsioon tuleb esitada Soome maksuametile ettenähtud tähtajaks. Välismaa ettevõtte puhul tuleb kontrollida just talle kohalduvaid deklaratsioone ja tähtaegu.
Ehitusvaldkonnas mõjutab käibemaksuaruandlust ka pöördmaksustamine. Praktilise ülevaate annab Fin-Est Accountingu juhend ehitussektori pöördkäibemaksu reeglitest.
Palgaarvestus ja tuluregistri teated
Kui ettevõte maksab Soomes töötamise eest palka või muid deklareeritavaid tasusid, võib tal tekkida kohustus esitada andmed tuluregistrile. Üldjuhul tuleb kohustuslik väljamakseteave esitada viie kalendripäeva jooksul pärast maksepäeva. Mõne väljamakse, maksja või aruandeliigi puhul kehtivad erandid, mistõttu tasub tähtaeg alati konkreetse olukorra järgi kontrollida.
Palgaarvestuse jaoks on vaja vähemalt järgmisi lähteandmeid:
- töölepingud ja töötaja põhiandmed;
- töötunnid, lisatasud ja muud töötasu komponendid;
- puhkused, haiguslehed ning puudumised;
- hüvitised ja kuludokumendid;
- väljamakse kuupäevad ja summad.
Tuluregistri andmeid kasutavad maksuamet, pensioniasutused ja sotsiaalkindlustusasutused. Hilinenud või ebatäpsed andmed võivad seetõttu mõjutada nii ettevõtte aruandlust kui ka töötaja andmetel põhinevaid otsuseid.
Fin-Est Accounting saab võtta enda kanda palgaarvestuse ja sellega seotud ametlikud teated, kui klient edastab täielikud lähteandmed kokkulepitud ajal. Ettevõte pakub tuge nii eesti kui ka soome keeles ning aitab vajaduse korral suhelda Soome ametiasutustega.
Millal tasub kaasata raamatupidaja?
Raamatupidaja abi on eriti asjakohane, kui ettevõtte tegevus ületab ühe riigi või ühe maksuliigi piire. Nõustamist tasub kaaluda näiteks siis, kui:
- Eesti OÜ alustab tegevust või ehitusprojekti Soomes;
- ettevõte töötab korraga mitmel Soome objektil;
- ettevõttel tekib Soomes käibemaksukohustus;
- palgatakse töötajaid või kasutatakse erinevaid tasustamisvorme;
- on vaja hinnata püsiva tegevuskoha tekkimist;
- tegevus laieneb uude piirkonda või muutub senine ärimudel.
Fin-Est Accounting tunneb Soome ja Eesti vahelise tegevuse praktilisi maksu- ja aruandlusküsimusi, aitab hinnata püsiva tegevuskoha riski ning saab koostöös kliendiga korraldada raamatupidamise töövoo. Ettevõtja vastutab siiski selle eest, et raamatupidajale edastatud andmed oleksid täielikud, õiged ja õigeaegsed.
Milliseid dokumente tuleb korrastada ja säilitada?
Hea aruandlus algab korrastatud algdokumentidest. Ettevõte peaks koguma materjali järjepidevalt, mitte alles deklaratsiooni või majandusaasta aruande tähtaja lähenedes.
| Dokumendi tüüp | Miks see on vajalik? |
|---|---|
| Müügiarved | Käibe, tulude ja käibemaksu arvestus |
| Ostuarved ja kulukviitungid | Kulude tõendamine ning võimaliku käibemaksu mahaarvamise alus |
| Töölepingud ja alltöövõtulepingud | Palgaarvestus, kohustuste kontroll ja tööde dokumenteerimine |
| Tööajatabelid ja projektipõhised andmed | Töötasu ning ehitusobjektide tulude ja kulude jälgimine |
| Pangaväljavõtted | Maksete ja raamatupidamiskannete kontroll |
| Rendi- ja muud olulised lepingud | Pikaajaliste õiguste, kulude ja kohustuste arvestus |
Säilitustähtajad ei ole kõikidele dokumentidele ühesugused. Majandusaasta aruannet, tegevusaruannet, raamatupidamisregistreid, kontoplaani ning raamatupidamisregistrite ja materjalide loendit tuleb üldjuhul säilitada vähemalt kümme aastat majandusaasta lõpust. See tähendab üldtasandil ka seda, et Soomes tuleb raamatupidamist pidada vähemalt 10 aastat nendes osas, mis puudutavad tilinpäätös- ja kirjanpitomaterjali. Algdokumente, tehinguid puudutavat kirjavahetust ja muud raamatupidamismaterjali tuleb üldjuhul säilitada vähemalt kuus aastat selle kalendriaasta lõpust, mil majandusaasta lõppes. Eraldi täpsustusena kehtib, et raamatupidamisdokumente tuleb säilitada vähemalt 10 aastat Soomes nende aineistoryhmien osas, millele 10 vuoden sääntö soveltuu; see jaotus aitab ka eri osas dokumente korrektselt hallata. Mõne materjali puhul võib muu õigusnorm nõuda pikemat tähtaega.
Dokumendid peavad olema vajaduse korral kiiresti leitavad ja Soomest kontrollitavad. Fin-Est Accounting saab aidata kliendil luua praktilise dokumentide edastamise süsteemi, näiteks kokkulepitud kaustastruktuuri, failinimed ja regulaarse edastusgraafiku.
Praktiline kontrollnimekiri ettevõtjale
Kontrollnimekiri aitab hinnata, kas ettevõtte peamised aruandlusülesanded on korraldatud. Iga punkti tuleb kohandada ettevõtte tegelikule olukorrale.
| Nr | Kontrollpunkt | Jah / Ei |
|---|---|---|
| 1 | Ettevõtte tegevuse jaoks vajalikud Soome registrikanded on kontrollitud | ☐ |
| 2 | Käibemaksudeklaratsioonid esitatakse ettevõttele määratud perioodi järgi | ☐ |
| 3 | Tuluregistrile esitatavad andmed edastatakse üldjuhul viie kalendripäeva jooksul pärast maksepäeva | ☐ |
| 4 | Tulumaksu ettemaksed ja tuludeklaratsiooni tähtaeg on üle vaadatud | ☐ |
| 5 | Soome Oy kinnitatud majandusaasta aruanne esitatakse PRH-le kaheksa kuu jooksul | ☐ |
| 6 | Eesti OÜ Soome tegevuse ja võimaliku püsiva tegevuskoha mõju on hinnatud | ☐ |
| 7 | Algdokumendid on korrastatud ning neile rakendatakse õiget kuue- või kümneaastast säilitustähtaega | ☐ |
| 8 | Raamatupidajale edastatakse vajalikud andmed kokkulepitud ajal | ☐ |
Nimekiri tasub üle vaadata regulaarselt ja alati enne olulist muutust, näiteks uue objekti, töötaja või tegevusvaldkonna lisandumist. Kui mitu vastust on „ei” või „ei ole kindel”, aitab raamatupidaja tuvastada puuduvad sammud ja koostada paranduskava.
Levinud vead aruandluskohustuse täitmisel
Soomes alustavad või kiiresti kasvavad ettevõtted puutuvad sageli kokku samade probleemidega:
- Soome ja Eesti kohustuste segiajamine. Sama tegevus võib tekitada eri riikides erinevaid registreerimis-, maksu- ja aruandlusküsimusi.
- Registreerimisega viivitamine. Näiteks käibemaksukohustuse hiline tuvastamine võib muuta juba möödunud perioodide deklaratsioone ja makseid.
- Tuluregistri tähtaja vale arvestamine. Üldreegel on viis kalendripäeva pärast maksepäeva, mitte kuu või kvartali lõpp.
- Puudulik projektipõhine arvestus. Ehitusettevõttel on ilma objekti tulude ja kulude eristuseta raske hinnata projekti tulemust ning selgitada tehingute seost.
- Algdokumentide hiline edastamine. Kui arved, kviitungid ja palgaandmed jõuavad raamatupidajani liiga hilja, suureneb vigade ja hilinemise oht.
- Väikese käibe samastamine kohustuste puudumisega. Käive on ainult üks tegur; kohustusi võivad mõjutada ka töötajad, tehingu liik, registrikanded ja piiriülene tegevus.
Fin-Est Accountingu kogemuse järgi on enamik praktilisi vigu välditavad, kui ettevõtja kaasab raamatupidaja varakult ja annab täieliku ülevaate nii Soome kui ka Eesti tegevusest.
Kokkuvõte: hoia kohustused ettevõtte olukorraga kooskõlas
Aruandluskohustus Soomes ei ole kõigile ettevõtetele ühesugune. Soome Oy peab järgima talle kohalduvaid raamatupidamis-, maksu- ja registrireegleid; kui eesmärk on eristada asutamisfaasi ja jooksvat aruandlust, tasub arvestada ka seda, et Soomes ei ole osakapitali miinimumnõuet osaühingutele alates 1. juulist 2019. Eesti OÜ puhul tuleb lisaks hinnata Soomes toimuva tegevuse iseloomu, registrikohustusi, töötajaid ning võimalikku püsivat tegevuskohta.
Kõige kindlam tööviis on koguda dokumendid jooksvalt, määrata vastutajad, koostada tähtaegade kalender ja kontrollida kohustusi enne tegevuse muutmist. Nii jääb raamatupidajal aega andmed üle vaadata ja võimalikud puudused enne tähtaega parandada.
Kokkuvõttes võivad ettevõtete aruandluskohustused hõlmata ka kestlikkusaruandlust, eriti suurettevõtjate puhul. ELi kestlikkusaruandluse direktiiv võib puudutada ka äriühinguid, mille käive ületab 450 miljonit eurot. Ka väikeettevõtted võivad tunda väärtusahela survet, kui suured kliendid küsivad kestlikkusaruandlusega seotud andmeid.
Kui soovid anda igapäevase raamatupidamise ja aruandluse professionaali kätte, tutvu Fin-Est Accountinguga ettevõtte avalehel või võta ühendust kontaktlehe kaudu. Enne esimest vestlust tasub kokku koguda ettevõtte põhiandmed, registrikanded, lepingud ja konkreetsed küsimused.