Aikapalkka on yleinen palkkausmuoto, mutta sen käytännöt herättävät kysymyksiä etenkin ensimmäistä työntekijää palkattaessa. Miten tunti- ja kuukausipalkka eroavat toisistaan? Mitkä lisät vaikuttavat palkkaan? Entä mitä työnantajan pitää kirjata ja ilmoittaa?
Tässä oppaassa käydään läpi aikapalkan rakenne, vertailu muihin palkkaustapoihin sekä työnantajan keskeiset velvollisuudet Suomessa. Samalla selviää, milloin palkanlaskennan ulkoistaminen voi vähentää yrittäjän hallinnollista työtä.
Mitä aikapalkka tarkoittaa ja kenelle se sopii?
Aikapalkka määräytyy työhön käytetyn ajan perusteella. Sanastokeskuksen Palkkahallinnon sanasto määrittelee sen palkaksi, joka maksetaan työhön käytetyn ajan perusteella. Palkka ei siis määräydy suoraan valmistuneiden kappaleiden, myynnin tai muun tuloksen mukaan.
Aikapalkka voi olla tunti- tai kuukausipalkka. Tuntipalkassa palkan perusteena ovat tehdyt ja kirjatut työtunnit. Kuukausipalkassa sovitaan kiinteä palkka kalenterikuukaudelta, mutta työaika on silti kirjattava, jotta esimerkiksi lisä- ja ylityökorvaukset voidaan käsitellä oikein.
Palkkausmuoto sopii tilanteisiin, joissa työpanosta mitataan ensisijaisesti ajalla. Sitä käytetään esimerkiksi hallinnollisissa tehtävissä, asiakaspalvelussa, palvelualoilla, teollisuudessa ja rakennusalalla. Sopiva malli riippuu kuitenkin työstä ja sovellettavasta työehtosopimuksesta.
Työnteon keskeytyminen ei anna työntekijälle automaattisesti oikeutta täyteen palkkaan pelkän työpaikalla olemisen perusteella. Jos työnteko estyy työnantajasta johtuvasta syystä ja työntekijä on sopimuksen mukaisesti työnantajan käytettävissä, työntekijällä on oikeus palkkaansa. Muihin esteisiin sovelletaan omia sääntöjään.
Miten aikapalkka ja palkka muodostuvat käytännössä?
Palkan laskenta alkaa sovitusta palkkaperusteesta ja luotettavista työaikatiedoista. Työsopimuksessa määritellään, onko kyse tunti- vai kuukausipalkasta ja mikä on peruspalkan taso. Lisäksi on tarkistettava sovellettavan työehtosopimuksen määräykset.
Joissakin työehtosopimuksissa on omat palkkaryhmänsä ja vaativuustekijänsä. Esimerkiksi kunta- ja hyvinvointialan teknisen sektorin sopimuksessa on kyseistä alaa koskevia määräyksiä. Yhden alan sopimusta ei voi soveltaa yleisenä sääntönä muihin toimialoihin.
Palkkakauden kokonaisuus voi sisältää:
- peruspalkan sovitun tunti- tai kuukausipalkan mukaan
- työaikalisät, kuten ilta- ja yötyöhön liittyvät lisät
- lisä- ja ylityökorvaukset
- sunnuntaityökorvauksen
- poissaoloihin, vuosilomaan tai muihin tilanteisiin liittyvät palkkaerät
- ennakonpidätyksen ja työntekijältä perittävät sosiaalivakuutusmaksut
Tuntipalkka lasketaan sovitun tuntihinnan ja toteutuneiden työtuntien perusteella. Kuukausipalkka pysyy tavallisesti samana palkanmaksukaudesta toiseen, mutta lisät, ylityöt ja poissaolot voivat muuttaa maksettavaa kokonaismäärää.
Ellei toisin sovita, palkanmaksukausi on yleensä kaksi viikkoa tai kuukausi, ja palkka maksetaan palkanmaksukauden viimeisenä päivänä. Jos aikapalkan perusteena oleva jakso on viikkoa lyhyempi, palkka on maksettava vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Muussa tapauksessa se maksetaan kerran kuukaudessa. Palkka tulee olla maksettuna viimeistään seitsemäntenä työpäivänä palkanmaksukauden päättymisestä, jos maksu ei tapahdu kauden viimeisenä päivänä. Työsopimus ja sovellettava työehtosopimus voivat täsmentää käytäntöä. Palkanmaksukausi voi olla poikkeuksellisesti yli kuukauden, mutta enintään 12 kuukautta.
Työaika, lisät ja poissaolot
Työnantajan on kirjattava työntekijän tehdyt työtunnit sekä niistä maksetut korvaukset. Ajantasainen työaikakirjanpito on palkanlaskennan perusta, sillä puuttuvat tai virheelliset tiedot voivat johtaa liian suureen tai liian pieneen palkkaan.
Ilta- ja yötyöhön liittyvät lisät määräytyvät usein työehtosopimuksen mukaan. Ylityön ja sunnuntaityön korvaamisesta säädetään myös työaikalaissa. Sunnuntaityöstä maksetaan lain mukainen korotettu palkka, ja sovellettava työehtosopimus voi vaikuttaa yksityiskohtiin. Työnantajan pitää siksi tarkistaa sekä lain että oman alan sopimuksen vaatimukset.
Poissaolon vaikutus palkkaan riippuu poissaolon syystä ja sovellettavista ehdoista:
- sairausajan palkka määräytyy lain ja työehtosopimuksen perusteella
- vuosiloman ajalta maksetaan vuosilomapalkkaa sovellettavien sääntöjen mukaan
- palkattoman vapaan vaikutus määräytyy sovitun vapaan ja palkanlaskentaperusteiden mukaan
Työaikatiedot, lisät ja poissaolot kannattaa toimittaa palkanlaskentaan sovitussa muodossa ja aikataulussa. Näin palkkalaskelma voidaan laatia oikeista lähtötiedoista.
Aikapalkka verrattuna muihin palkkaustapoihin
Aikapalkassa ansio perustuu työaikaan. Suoritus- ja urakkapalkassa perusteena on työn tulos, kuten valmistunut suorite tai sovittu urakka. Provisio- ja tulospalkassa ansio voi puolestaan määräytyä esimerkiksi myynnin tai tavoitteiden saavuttamisen mukaan.
Palkkaustapojen keskeinen ero on siinä, mikä määrittää ansion. Aikaperusteisessa mallissa työnantaja seuraa tehtyä työaikaa ja siihen liittyviä lisiä. Suoritusperusteisessa mallissa tarvitaan lisäksi selkeät säännöt siitä, miten tulos mitataan ja miten palkka lasketaan.
Työnantajan näkökulmasta aikapalkan käytännön etuja voivat olla:
- laskentaperusteen selkeys, kun työtunnit ja palkkataso ovat tiedossa
- palkkakustannusten arvioitavuus sovitun työajan perusteella
- työntekijälle ymmärrettävä tapa eritellä palkan muodostuminen
Lisät, ylityöt, poissaolot ja työnantajan sivukulut vaikuttavat silti kokonaiskustannukseen. Siksi kustannusta ei pidä arvioida pelkän tunti- tai kuukausipalkan perusteella.
Suomessa ei ole yleistä lakisääteistä vähimmäispalkkaa. Vähimmäispalkka määräytyy tavallisesti sovellettavan työehtosopimuksen mukaan. Jos työehtosopimusta ei sovelleta eikä palkasta ole sovittu, työntekijälle on maksettava tavanomainen ja kohtuullinen palkka.
Milloin aikapalkka voi olla sopiva valinta?
Aikaperusteinen palkkaus voi olla toimiva vaihtoehto esimerkiksi silloin, kun:
- työn tulosta ei ole tarkoituksenmukaista mitata kappaleina tai myyntinä
- työntekijällä on sovitut työajat ja tehtävät
- yritys haluaa pitää palkan laskentaperusteen helposti todennettavana
- työ sisältää vaihtelevia tehtäviä, joiden arvo perustuu käytettyyn työaikaan
Valintaa ei kuitenkaan kannata tehdä vain hallinnollisen helppouden perusteella. Työn luonne, alan työehtosopimus, palkitsemisen tavoitteet ja yrityksen käytännöt vaikuttavat siihen, mikä palkkausmuoto sopii parhaiten.
Mitä työnantajan pitää huomioida aikapalkkaa maksaessaan?
Työnantajan on sovittava palkkaperuste, tunnistettava sovellettava työehtosopimus, pidettävä työaikakirjanpitoa ja maksettava palkka sovittuna ajankohtana. Palkan pitää vastata vähintään sovellettavan yleissitovan työehtosopimuksen ehtoja.
Palkanmaksun keskeisiä käytäntöjä ovat:
Velvoite | Käytännön sisältö |
|---|---|
Palkanmaksupäivä | Palkka maksetaan palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, ellei toisin sovita. Jos eräpäivä osuu laissa määritellylle pyhä- tai vapaapäivälle, eräpäivä siirtyy lähimpään edeltävään arkipäivään. |
Palkanmaksukausi | Jos aikapalkan peruste on viikkoa lyhyempi, palkka maksetaan vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Muussa tapauksessa se maksetaan kerran kuukaudessa. |
Maksutapa | Palkka maksetaan työntekijän osoittamalle pankkitilille. |
Maksuaika | Palkan on oltava työntekijän käytettävissä sen erääntymispäivänä. |
Kustannusvastuu | Työnantaja vastaa palkanmaksutavasta aiheutuvista kustannuksista. |
Työntekijälle annetaan jokaisen palkanmaksun yhteydessä palkkalaskelma, josta käyvät ilmi palkan määrä ja kaikki sen määräytymisen perusteet. Laskelmassa eritellään esimerkiksi peruspalkka, lisät ja vähennykset.
Maksetut palkat ja niistä vähennetyt erät ilmoitetaan tulorekisteriin yleensä viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Aikaperusteisesti maksettu palkka voidaan ilmoittaa tulolajilla 201 Aikapalkka, kun tulolaji vastaa maksun perustetta. Virheellinen ilmoitus pitää korjata viipymättä sen jälkeen, kun virhe on havaittu.
Milloin palkanlaskennan ulkoistaminen on järkevää?
Asiantuntijan apu voi olla hyödyllistä, kun:
- yritys palkkaa ensimmäisen työntekijänsä
- henkilöstö kasvaa ja palkkatapahtumien määrä lisääntyy
- työehtosopimuksen lisät ja ylityökorvaukset vaativat säännöllistä tulkintaa
- työaika- ja poissaolotietojen kokoaminen vie paljon aikaa
- yrityksessä on kansainvälisiä työskentely- tai vakuuttamistilanteita
Fin-Est Accountingin palkanlaskentapalveluun kuuluvat lakisääteinen palkanlaskentatyö ja viranomaisilmoitukset. Yritys voi ulkoistaa myös palkka-aineiston toimittamisen pankkiin sekä palkkalaskelmien toimittamisen työntekijöille. Ulkoistaminen voi vähentää yrittäjän hallinnollista työtä ja auttaa pitämään sovitut prosessit aikataulussa.
Yhteenveto
Aikapalkka perustuu työhön käytettyyn aikaan. Tunti- ja kuukausipalkan lisäksi kokonaisuuteen voivat kuulua työaikalisät, ylityökorvaukset, poissaoloihin liittyvät palkkaerät sekä lakisääteiset vähennykset.
Toimiva palkanlaskenta edellyttää selkeää palkkaperustetta, luotettavaa työaikakirjanpitoa, sovellettavan työehtosopimuksen tuntemista sekä oikea-aikaisia maksuja ja ilmoituksia. Kun lähtötiedot ja vastuut ovat selvät, myös palkkalaskelma on työntekijälle helpompi ymmärtää.
Fin-Est Accounting tarjoaa kirjanpito-, palkanlaskenta- ja taloushallintopalveluja erityisesti Uudellamaalla. Tutustu palkanlaskenta- ja taloushallintopalveluihin ja ota yhteyttä, jos haluat keskustella yrityksesi tarpeista tai pyytää tarjouksen. Ensimmäinen keskustelu ei maksa mitään.